01.03.2010
Quellenangabe: ABZ 01/2010
Strategien zur Kostensenkung in der Technischen Dokumentation, Teil 1
Tools zur messbaren Kostensenkung in der Technischen Dokumentation
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zählt jeder Euro. Um so besser, wenn dann etablierte Konzepte verfügbar sind, um Kosten zu sparen. In der Technischen Dokumentation existiert heute eine Vielzahl kostensenkender Methoden und Technologien, die gut erprobt und deren nachhaltige Wirksamkeit belegt sind. Die erzielten Einsparungen erreichen hohe zweistellige Prozentzahlen – bei steigender Qualität und bester Kundenzufriedenheit.
Ein Standard-Vorgehensmodell gibt es dafür allerdings nicht. Die Einsparungen lassen sich nur realisieren, wenn das Vorgehen an jedes Unternehmen angepasst wird. Das ist im ersten Schritt aufwendig, macht sich jedoch rasch bezahlt – langfristig ist es alternativlos. Zu berücksichtigen sind bei der unternehmensspezifischen Ausgestaltung die Produkte und Varianten, Kunden und Märkte, Prozesse und Abläufe, Informationsprodukte und Perspektiven.
Angriffspunkte für Kosteneinsparungen in der Technischen Dokumentation ergeben sich durch
Aus diesen fünf Kernstrategien konzentriert sich der vorliegende Artikel auf die Frage, welche Potenziale der Einsatz von Tools, XML und Automatisierung heben kann.
Kosten senken – mit den richtigen Tools
Werkzeuge zur Erstellung und Pflege Technischer Dokumentationen sind in den letzten Jahren immer leistungsfähiger geworden. Darüber hinaus erschließen zusätzliche Werkzeuge völlig neue Möglichkeiten. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Tools und deren Potenziale:
Editoren machen typischerweise Funktionen verfügbar, mit denen komfortabel Textbausteine und Variablen verwendet werden können. Sie unterstützen Automatismen, wie z. B. das Erzeugen von Verzeichnissen, die Gestaltung der Informationen, die Reihenfolge von Absätzen, die Nummerierung von Elementen usw. Die Erstellung der Texte wird auf diese Weise erheblich beschleunigt, Redakteure werden entlastet und die Qualität wird verbessert.
Translation Memories stellen sicher, dass einmal übersetzte Informationen für kommende Übersetzungen zur Verfügung stehen. Sie funktionieren nicht nur bei absolut gleichen Texten, sondern schlagen auch bei ähnlichen Informationen nahe liegende Übersetzungsmöglichkeiten vor. Idealerweise werden Translation Memories genutzt, um nur noch die geänderten Bestandteile einer neuen oder angepassten Dokumentation übersetzen zu lassen.
Grafik-Tools machen es möglich, vorhandene CAD-Daten zur Erstellung der technischen Zeichnungen für die Dokumentation zu nutzen. Standardisierte gestalterische Vorgaben lassen sich für Grafiken genauso hinterlegen, wie die Vorgaben für Gestaltung der Texte in den Editoren. Auch für die Grafikerstellung lässt sich so ein effizientes Produktionsverfahren etablieren.
Mit Sprach-Checkern lassen sich zumindest englische Texte automatisch auf die Einhaltung von Formulierungsregeln und Terminologievorgaben prüfen. Die standardisierten Texte sind einfacher zu pflegen, zu übersetzen und häufig für die Anwender leichter zu verstehen. Dass weitere Sprachen hinzu kommen, ist nur eine Frage der Zeit.
Content Management Systeme (CMS) schließlich unterstützen die effiziente Verwaltung der Informationen. Informationsbausteine unterschiedlicher Größe werden im CMS gespeichert und in verschiedenen Informationsprodukten verwendet. CMS lohnen sich besonders bei umfangreichen Dokumentationen mit vielen einzelnen Informationsprodukten, häufiger Änderung der Dokumente, Varianten und vielen Sprachen. Häufig können auch Anforderungen von Normungs- oder Zertifizierungsorganisationen nur mit einem CMS erfüllt werden, z. B. bezüglich Rückverfolgbarkeit der Informationsbearbeitung.
Auf dem Markt findet man CMS mit unterschiedlichstem Funktionsumfang und entsprechend breitem Preisspektrum. Für internationale Konzerne mit spezifischen Anforderungen werden CMS meist individuell angepasst.
CMS stellen unter anderem sicher, dass einmal erstellte Informationen für die Bearbeitung neuer Informationsprodukte jederzeit komfortabel zur Verfügung stehen. Leistungsfähige CMS verfügen über einen immensen Funktionsumfang, der Redakteure erheblich entlastet. Beispielhaft sind hier Publikationsschienen genannt, Wiederverwendungskonzepte und -nachweise, Variantenmanagement und Vieles mehr.
Welche Tools für welchen Zweck?
Die Entscheidung wird von vielen Faktoren beeinflusst. Gerne zeigen wir Ihnen auf, über welche Funktionen die aktuellen Tools verfügen, welche Sie davon wirklich brauchen und welche nicht.
TANNER unterstützt seine Kunden auch bei der Auswahl und Anpassung eines geeigneten CMS. Auf Wunsch betreibt und wartet TANNER das CMS für den Kunden und stellt lediglich eine Nutzungsgebühr in Rechnung.
Bereits diese kurze Übersicht macht deutlich: Der Tool-Markt ist für Außenstehende kaum noch überschaubar.
Welches Werkzeug das richtige ist – vor allem auch, welches sich für ein Unternehmen lohnt – hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die Tool-Landschaft ist alles andere als statisch. Die Erfahrung zeigt, dass für jede denkbare Anforderung in kurzer Zeit auch eine Lösung auf den Markt kommt – sei es durch Weiterentwicklung bestehender Tools oder durch neue Werkzeuge. Wichtig ist vor allem, bei den Entscheidungen für oder gegen ein Werkzeug auf Zukunftssicherheit und Nachhaltigkeit zu achten. Untrennbar mit dieser Anforderung verbunden ist die eXtended Mark-up Language – XML.
Kosten senken – mit XML
XML – die eXtended Mark-up Language – ermöglicht es, Informationen Struktur zuzuweisen. Ein größerer Text besteht aus einzelnen Informationseinheiten, die sich mit XML kennzeichnen lassen.
Damit wird es auch möglich, durch Nutzung von XML gezielt auf die Informationen zuzugreifen. Der Inhalt der XML-Elemente tritt dabei in den Hintergrund.
XML ist unabhängig von Editoren und anderen Werkzeugen. Es gibt eine Vielzahl an Tools, die XML-Daten verarbeiten können. Damit ist die Entscheidung für XML besonders eine Entscheidung für die nachhaltige Nutzbarkeit der Daten. XML macht die Frage obsolet, ob beispielsweise zukünftige Word-Versionen die aktuellen Dateien noch lesen können. Vor allem die Automatisierbarkeit der Datenverarbeitung unterstützt XML. So lässt sich festlegen, dass ein definiertes XML-Element auf eine bestimmte Art und Weise publiziert wird. XML-Elementen können Eigenschaften zugewiesen und damit Workflows gesteuert werden. Vereinfacht gesagt: XML allein hat erstmal wenig bis keinen Nutzen. Auf der anderen und wesentlichen Seite erschließt XML jedoch eine Vielzahl von Möglichkeiten, nachhaltig Prozesse und Abläufe zu automatisieren und ganz massiv Kosten zu sparen.
Hier ins Detail zu gehen, würde den Umfang dieses Artikels sprengen. Insbesondere bei umfangreichen Informationssammlungen ist XML nahezu unverzichtbar, um Struktur in die Informationen zu bringen und sie damit beherrschbar zu machen.
In einigen Branchen – namentlich in der Luftfahrtindustrie – hat sich XML als Strukturierungsstandard für die Informationen bereits etabliert. Hier kommt zum Tragen, dass sich XML-Daten aus unterschiedlichen Quellen komfortabel zusammenstellen lassen. Probleme mit unterschiedlichen Formaten gehören der Vergangenheit an.
Auch leistungsfähige CMS und Translation Memories machen sich die Vorteile von XML zu Nutze. Dieser Trend wird sich ohne jeden Zweifel fortsetzen.
XML auch für Sie?
Lohnt der Umstieg? Wie aufwendig wäre der Umstieg überhaupt für Sie und Ihre Daten? Was kommt da auf Sie zu? Wie sieht es mit Lizenzkosten aus für die Editoren und Schulungen für die Mitarbeiter? Auf diese und weitere Fragen geben wir Ihnen gerne die passenden Antworten.
Kosten senken – durch Automatisierung
Wird die Dokumentation entlang eines definierten Prozesses erstellt, werden wiederkehrende Tätigkeiten augenfällig. Insbesondere Layout und Publikation sollten geradezu zwingend automatisch erstellt werden. Der Aufwand, der hier häufig betrieben wird, steht in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den der Kunde bzw. Anwender wahrnimmt. Schon einfache Redaktionswerkzeuge stellen Dokumentstrukturen und Textbausteine zur Verfügung. Auch im Übersetzungsbereich lässt sich Vieles automatisieren.
Automatismen entlasten den Redakteur von monotonen, wiederkehrenden Tätigkeiten und ermöglichen es ihm, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Welche Abläufe sind bei Ihnen automatisierbar?
Welche Tätigkeiten wiederholen sich im Zusammenhang mit Ihrer Dokumentation immer wieder? Wie viel Aufwand wird hier investiert? Wie schnell rechnet sich die Investition in eine Automatisierung, z. B. für die Publikation? Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Situation und ermitteln Ihren individuellen Return On Investment.
Lesen Sie auch Teil 2 der Artikelserie:
»Standardisierung«
Quellenangabe: ABZ 01/2010
Strategien zur Kostensenkung in der Technischen Dokumentation, Teil 1
Tools zur messbaren Kostensenkung in der Technischen Dokumentation
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zählt jeder Euro. Um so besser, wenn dann etablierte Konzepte verfügbar sind, um Kosten zu sparen. In der Technischen Dokumentation existiert heute eine Vielzahl kostensenkender Methoden und Technologien, die gut erprobt und deren nachhaltige Wirksamkeit belegt sind. Die erzielten Einsparungen erreichen hohe zweistellige Prozentzahlen – bei steigender Qualität und bester Kundenzufriedenheit.
Ein Standard-Vorgehensmodell gibt es dafür allerdings nicht. Die Einsparungen lassen sich nur realisieren, wenn das Vorgehen an jedes Unternehmen angepasst wird. Das ist im ersten Schritt aufwendig, macht sich jedoch rasch bezahlt – langfristig ist es alternativlos. Zu berücksichtigen sind bei der unternehmensspezifischen Ausgestaltung die Produkte und Varianten, Kunden und Märkte, Prozesse und Abläufe, Informationsprodukte und Perspektiven.
Angriffspunkte für Kosteneinsparungen in der Technischen Dokumentation ergeben sich durch
- Anwendung etablierter Methoden,
- Standardisierung,
- die richtigen Tools,
- Prozessorientierung und
- professionelles Übersetzungsmanagement.
Aus diesen fünf Kernstrategien konzentriert sich der vorliegende Artikel auf die Frage, welche Potenziale der Einsatz von Tools, XML und Automatisierung heben kann.
Kosten senken – mit den richtigen Tools
Werkzeuge zur Erstellung und Pflege Technischer Dokumentationen sind in den letzten Jahren immer leistungsfähiger geworden. Darüber hinaus erschließen zusätzliche Werkzeuge völlig neue Möglichkeiten. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Tools und deren Potenziale:
Editoren machen typischerweise Funktionen verfügbar, mit denen komfortabel Textbausteine und Variablen verwendet werden können. Sie unterstützen Automatismen, wie z. B. das Erzeugen von Verzeichnissen, die Gestaltung der Informationen, die Reihenfolge von Absätzen, die Nummerierung von Elementen usw. Die Erstellung der Texte wird auf diese Weise erheblich beschleunigt, Redakteure werden entlastet und die Qualität wird verbessert.
Translation Memories stellen sicher, dass einmal übersetzte Informationen für kommende Übersetzungen zur Verfügung stehen. Sie funktionieren nicht nur bei absolut gleichen Texten, sondern schlagen auch bei ähnlichen Informationen nahe liegende Übersetzungsmöglichkeiten vor. Idealerweise werden Translation Memories genutzt, um nur noch die geänderten Bestandteile einer neuen oder angepassten Dokumentation übersetzen zu lassen.
Grafik-Tools machen es möglich, vorhandene CAD-Daten zur Erstellung der technischen Zeichnungen für die Dokumentation zu nutzen. Standardisierte gestalterische Vorgaben lassen sich für Grafiken genauso hinterlegen, wie die Vorgaben für Gestaltung der Texte in den Editoren. Auch für die Grafikerstellung lässt sich so ein effizientes Produktionsverfahren etablieren.
Mit Sprach-Checkern lassen sich zumindest englische Texte automatisch auf die Einhaltung von Formulierungsregeln und Terminologievorgaben prüfen. Die standardisierten Texte sind einfacher zu pflegen, zu übersetzen und häufig für die Anwender leichter zu verstehen. Dass weitere Sprachen hinzu kommen, ist nur eine Frage der Zeit.
Content Management Systeme (CMS) schließlich unterstützen die effiziente Verwaltung der Informationen. Informationsbausteine unterschiedlicher Größe werden im CMS gespeichert und in verschiedenen Informationsprodukten verwendet. CMS lohnen sich besonders bei umfangreichen Dokumentationen mit vielen einzelnen Informationsprodukten, häufiger Änderung der Dokumente, Varianten und vielen Sprachen. Häufig können auch Anforderungen von Normungs- oder Zertifizierungsorganisationen nur mit einem CMS erfüllt werden, z. B. bezüglich Rückverfolgbarkeit der Informationsbearbeitung.
Auf dem Markt findet man CMS mit unterschiedlichstem Funktionsumfang und entsprechend breitem Preisspektrum. Für internationale Konzerne mit spezifischen Anforderungen werden CMS meist individuell angepasst.
CMS stellen unter anderem sicher, dass einmal erstellte Informationen für die Bearbeitung neuer Informationsprodukte jederzeit komfortabel zur Verfügung stehen. Leistungsfähige CMS verfügen über einen immensen Funktionsumfang, der Redakteure erheblich entlastet. Beispielhaft sind hier Publikationsschienen genannt, Wiederverwendungskonzepte und -nachweise, Variantenmanagement und Vieles mehr.
Welche Tools für welchen Zweck?
Die Entscheidung wird von vielen Faktoren beeinflusst. Gerne zeigen wir Ihnen auf, über welche Funktionen die aktuellen Tools verfügen, welche Sie davon wirklich brauchen und welche nicht.
TANNER unterstützt seine Kunden auch bei der Auswahl und Anpassung eines geeigneten CMS. Auf Wunsch betreibt und wartet TANNER das CMS für den Kunden und stellt lediglich eine Nutzungsgebühr in Rechnung.
Bereits diese kurze Übersicht macht deutlich: Der Tool-Markt ist für Außenstehende kaum noch überschaubar.
Welches Werkzeug das richtige ist – vor allem auch, welches sich für ein Unternehmen lohnt – hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die Tool-Landschaft ist alles andere als statisch. Die Erfahrung zeigt, dass für jede denkbare Anforderung in kurzer Zeit auch eine Lösung auf den Markt kommt – sei es durch Weiterentwicklung bestehender Tools oder durch neue Werkzeuge. Wichtig ist vor allem, bei den Entscheidungen für oder gegen ein Werkzeug auf Zukunftssicherheit und Nachhaltigkeit zu achten. Untrennbar mit dieser Anforderung verbunden ist die eXtended Mark-up Language – XML.
Kosten senken – mit XML
XML – die eXtended Mark-up Language – ermöglicht es, Informationen Struktur zuzuweisen. Ein größerer Text besteht aus einzelnen Informationseinheiten, die sich mit XML kennzeichnen lassen.
Damit wird es auch möglich, durch Nutzung von XML gezielt auf die Informationen zuzugreifen. Der Inhalt der XML-Elemente tritt dabei in den Hintergrund.
XML ist unabhängig von Editoren und anderen Werkzeugen. Es gibt eine Vielzahl an Tools, die XML-Daten verarbeiten können. Damit ist die Entscheidung für XML besonders eine Entscheidung für die nachhaltige Nutzbarkeit der Daten. XML macht die Frage obsolet, ob beispielsweise zukünftige Word-Versionen die aktuellen Dateien noch lesen können. Vor allem die Automatisierbarkeit der Datenverarbeitung unterstützt XML. So lässt sich festlegen, dass ein definiertes XML-Element auf eine bestimmte Art und Weise publiziert wird. XML-Elementen können Eigenschaften zugewiesen und damit Workflows gesteuert werden. Vereinfacht gesagt: XML allein hat erstmal wenig bis keinen Nutzen. Auf der anderen und wesentlichen Seite erschließt XML jedoch eine Vielzahl von Möglichkeiten, nachhaltig Prozesse und Abläufe zu automatisieren und ganz massiv Kosten zu sparen.
Hier ins Detail zu gehen, würde den Umfang dieses Artikels sprengen. Insbesondere bei umfangreichen Informationssammlungen ist XML nahezu unverzichtbar, um Struktur in die Informationen zu bringen und sie damit beherrschbar zu machen.
In einigen Branchen – namentlich in der Luftfahrtindustrie – hat sich XML als Strukturierungsstandard für die Informationen bereits etabliert. Hier kommt zum Tragen, dass sich XML-Daten aus unterschiedlichen Quellen komfortabel zusammenstellen lassen. Probleme mit unterschiedlichen Formaten gehören der Vergangenheit an.
Auch leistungsfähige CMS und Translation Memories machen sich die Vorteile von XML zu Nutze. Dieser Trend wird sich ohne jeden Zweifel fortsetzen.
XML auch für Sie?
Lohnt der Umstieg? Wie aufwendig wäre der Umstieg überhaupt für Sie und Ihre Daten? Was kommt da auf Sie zu? Wie sieht es mit Lizenzkosten aus für die Editoren und Schulungen für die Mitarbeiter? Auf diese und weitere Fragen geben wir Ihnen gerne die passenden Antworten.
Kosten senken – durch Automatisierung
Wird die Dokumentation entlang eines definierten Prozesses erstellt, werden wiederkehrende Tätigkeiten augenfällig. Insbesondere Layout und Publikation sollten geradezu zwingend automatisch erstellt werden. Der Aufwand, der hier häufig betrieben wird, steht in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den der Kunde bzw. Anwender wahrnimmt. Schon einfache Redaktionswerkzeuge stellen Dokumentstrukturen und Textbausteine zur Verfügung. Auch im Übersetzungsbereich lässt sich Vieles automatisieren.
Automatismen entlasten den Redakteur von monotonen, wiederkehrenden Tätigkeiten und ermöglichen es ihm, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Welche Abläufe sind bei Ihnen automatisierbar?
Welche Tätigkeiten wiederholen sich im Zusammenhang mit Ihrer Dokumentation immer wieder? Wie viel Aufwand wird hier investiert? Wie schnell rechnet sich die Investition in eine Automatisierung, z. B. für die Publikation? Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Situation und ermitteln Ihren individuellen Return On Investment.
Lesen Sie auch Teil 2 der Artikelserie:
»Standardisierung«
