11.05.2011
Quellenangabe: ABZ 02/2011
Dokumentenarchivierung bei Energieversorgern: Platzmangel am laufenden Meter
Wer mit der Archivierung von Dokumenten zu tun hat, der spricht von "laufenden Metern". Angesichts der sich ständig verschärfenden Regelungen zur Dokumentation und Archivierung bei Energieversorgungsunternehmen (EVU) scheinen dort die Meter in den Archiven tatsächlich "zu laufen" – und zwar im Galopp. Stellte man die archivierten Dokumente eines Kraftwerks in eine Reihe, so wären "laufende Kilometer" schon heute die treffendere Maßeinheit. Statt in zusätzliche Archive nach den aufwändigen Bau- und Sicherheitsvorschriften zu investieren, gehen immer mehr Versorger den Weg intelligenter Digitalisierung – auch in Kernkraftwerken.
Aufbewahrung und Lagerung von Dokumenten in Kernkraftwerken sind in der sicherheitstechnischen Regel 1404 des Kerntechnischen Ausschusses (KTA) festgelegt. Unter dem Kapitel 4.1, "Endablage", sind auch die Anforderungen an Archivräumlichkeiten geregelt: Geschützt "gegen Feuer, Hochwasser, schädigende magnetische, Temperatur-, Licht- und Feuchtigkeitseinflüsse sowie gegen Schädlinge und gegen unerlaubten Zugang Dritter" muss demnach die Dokumentation aufbewahrt werden. Anforderungen, die gemeinsam mit weiteren Richtlinien, Normen und Gesetzen erheblichen Aufwand bedeuten können.
Kerntechnischer Ausschuss (KTA) regelt digitale Archivierung
Mit dem Inkrafttreten der aktuellen Fassung 6/01 der KTA 1404 wurde jedoch eine wichtige Änderung wirksam. Denn erstmals sind seither elektronische Datenträger für die Endablage archivierungspflichtiger Dokumente in Kernkraftwerken zulässig: "Analoge Dokumente dürfen durch Mikrofilm oder elektronische Datenträger ersetzt werden [...]. In diesem Fall dürfen mit Ausnahme der Genehmigungsdokumentation alle Originale vernichtet werden, soweit sie nicht aufgrund von Forderungen aus Rechtsvorschriften, Regeln, Richtlinien, Genehmigungsbescheiden und behördlichen Anordnungen im Original aufzubewahren sind."
Auf drei kleinbedruckten DIN-A4-Seiten regelt der neue Anhang B der Regel zusätzlich die Grundsätze der elektronischen Archivierung: von den Verfahren über Ordnungsprinzipien, Kontrollsysteme, die Datensicherheit und Verfahrensdokumentation bis zu den Verantwortlichkeiten.
Leicht zu rechnen: Digitalisierungs- versus Gebäudekosten
In Summe ergibt sich hier – wie so oft – eine komplexe Gemenge-Lage aus Regeln, Verordnungen, Normen und Gesetzen, die teilweise aufeinander aufbauen, sich teilweise gegenseitig bedingen, sich ab und an widersprechen oder einfach nur zusätzliche Anforderungen definieren. Wer sich jedoch in dieser Komplexität zurecht findet, der hat die Chance, den Platzbedarf für seine Dokumente durch Digitalisierung sowie rechts- und normenkonforme Archivierung enorm zu verringern – und "ganz nebenbei" den Zugriff auf die Dokumente zu vereinfachen.
Ob papierbasierte Betriebs- oder Arbeitsdokumentationen, Pläne oder Röntgenfilme, Mikrofilme, Magnetband-Rollen oder VHS-Bänder – sie alle lassen sich bei erfahrener Planung schnell auffindbar und lesesicher digital archivieren. Mit immensen Platzeffekten: Zum Beispiel werden heute für 1 Million Mikrofilme etwa 300 laufende Meter benötigt. Rund 250 dieser Filme können auf 1 DVD Platz finden. Umgelegt auf laufende Meter Verpackungseinheiten kann ein solches Vorgehen je nach Raumgröße gut und gerne den Platzbedarf von einem oder zwei Räumen auf ein Regal reduzieren.
Auf Basis solcher Überlegungen und unter Berücksichtigung der vorgeschriebenen Archivierungsdauer lässt sich leicht ermitteln, in welchen Fällen sich solche Verfahren rechnen.
Quellenangabe: ABZ 02/2011
Dokumentenarchivierung bei Energieversorgern: Platzmangel am laufenden Meter
Wer mit der Archivierung von Dokumenten zu tun hat, der spricht von "laufenden Metern". Angesichts der sich ständig verschärfenden Regelungen zur Dokumentation und Archivierung bei Energieversorgungsunternehmen (EVU) scheinen dort die Meter in den Archiven tatsächlich "zu laufen" – und zwar im Galopp. Stellte man die archivierten Dokumente eines Kraftwerks in eine Reihe, so wären "laufende Kilometer" schon heute die treffendere Maßeinheit. Statt in zusätzliche Archive nach den aufwändigen Bau- und Sicherheitsvorschriften zu investieren, gehen immer mehr Versorger den Weg intelligenter Digitalisierung – auch in Kernkraftwerken.
Aufbewahrung und Lagerung von Dokumenten in Kernkraftwerken sind in der sicherheitstechnischen Regel 1404 des Kerntechnischen Ausschusses (KTA) festgelegt. Unter dem Kapitel 4.1, "Endablage", sind auch die Anforderungen an Archivräumlichkeiten geregelt: Geschützt "gegen Feuer, Hochwasser, schädigende magnetische, Temperatur-, Licht- und Feuchtigkeitseinflüsse sowie gegen Schädlinge und gegen unerlaubten Zugang Dritter" muss demnach die Dokumentation aufbewahrt werden. Anforderungen, die gemeinsam mit weiteren Richtlinien, Normen und Gesetzen erheblichen Aufwand bedeuten können.
Kerntechnischer Ausschuss (KTA) regelt digitale Archivierung
Mit dem Inkrafttreten der aktuellen Fassung 6/01 der KTA 1404 wurde jedoch eine wichtige Änderung wirksam. Denn erstmals sind seither elektronische Datenträger für die Endablage archivierungspflichtiger Dokumente in Kernkraftwerken zulässig: "Analoge Dokumente dürfen durch Mikrofilm oder elektronische Datenträger ersetzt werden [...]. In diesem Fall dürfen mit Ausnahme der Genehmigungsdokumentation alle Originale vernichtet werden, soweit sie nicht aufgrund von Forderungen aus Rechtsvorschriften, Regeln, Richtlinien, Genehmigungsbescheiden und behördlichen Anordnungen im Original aufzubewahren sind."
Auf drei kleinbedruckten DIN-A4-Seiten regelt der neue Anhang B der Regel zusätzlich die Grundsätze der elektronischen Archivierung: von den Verfahren über Ordnungsprinzipien, Kontrollsysteme, die Datensicherheit und Verfahrensdokumentation bis zu den Verantwortlichkeiten.
Leicht zu rechnen: Digitalisierungs- versus Gebäudekosten
In Summe ergibt sich hier – wie so oft – eine komplexe Gemenge-Lage aus Regeln, Verordnungen, Normen und Gesetzen, die teilweise aufeinander aufbauen, sich teilweise gegenseitig bedingen, sich ab und an widersprechen oder einfach nur zusätzliche Anforderungen definieren. Wer sich jedoch in dieser Komplexität zurecht findet, der hat die Chance, den Platzbedarf für seine Dokumente durch Digitalisierung sowie rechts- und normenkonforme Archivierung enorm zu verringern – und "ganz nebenbei" den Zugriff auf die Dokumente zu vereinfachen.
Ob papierbasierte Betriebs- oder Arbeitsdokumentationen, Pläne oder Röntgenfilme, Mikrofilme, Magnetband-Rollen oder VHS-Bänder – sie alle lassen sich bei erfahrener Planung schnell auffindbar und lesesicher digital archivieren. Mit immensen Platzeffekten: Zum Beispiel werden heute für 1 Million Mikrofilme etwa 300 laufende Meter benötigt. Rund 250 dieser Filme können auf 1 DVD Platz finden. Umgelegt auf laufende Meter Verpackungseinheiten kann ein solches Vorgehen je nach Raumgröße gut und gerne den Platzbedarf von einem oder zwei Räumen auf ein Regal reduzieren.
Auf Basis solcher Überlegungen und unter Berücksichtigung der vorgeschriebenen Archivierungsdauer lässt sich leicht ermitteln, in welchen Fällen sich solche Verfahren rechnen.
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