Dokumenten Management System (DMS)

Für die projektbegleitende Dokumentation genügt häufig eine einfache Verzeichnisstruktur im Dateisystem. Rasch sammeln sich dort allerdings tausende Office-Dokumente, PDFs oder Grafik-Dateien in unterschiedlichen Bearbeitungs- und Versionsständen.

Nur mit einem sehr hohen manuellen Rechercheaufwand lässt sich die richtige Fassung eines einzelnen Dokuments finden. Der Aufwand für die Zusammenstellung aller relevanten Dokumente für ein konkretes Produkt kann leicht Liefertermine und Qualitätsstandards gefährden.

Abhilfe schafft ein Dokumenten Management System (DMS). Sie erhalten eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen in direkter Zusammenarbeit über kurze Informationswege effizient versionisiert, ausgetauscht, bearbeitet und publiziert werden können. Wir unterstützen Sie gerne dabei, das richtige Dokumenten Management System zu finden und für Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.


Unser Vorgehen:

• Wir analysieren Ihren bestehenden Datenpool und Ihre Dokumentationsprozesse und unterstützen Sie bei der Ausarbeitung neuer Geschäftsprozesse und Schlüsselindikatoren zur Einhaltung der gewünschten Zielvorgaben bzw. Regularien.
• Auf Basis Ihres funktionalen und organisatorischen Anforderungsprofils führen wir für Sie eine Systemauswahl auf Basis nachprüfbarer Kriterien durch.
• Als Gesamtprojektleiter sorgen wir für die termingerechte Installation und Konfiguration des Dokumenten Management Systems, die Erstellung der Publikationslayouts, die Programmierung von Schnittstellen und Zusatzfunktionen.
• Nach dem abschließenden Systemtest kann das schlüsselfertige Dokumenten Management System in Ihre eigene IT-Infrastruktur integriert oder als „Software as a Service“ (SaaS) zur Verfügung gestellt werden. Im zweiten Fall übernehmen wir den laufenden Betrieb und sorgen für eine kontinuierliche Überwachung und reibungslosen Support.
• Wir unterstützen Sie bei der Datenmigration bzw. Erstbefüllung. Wir bereiten Ihre Bestandsdaten auf, ordnen sie nach vordefinierten Kriterien (Metadaten) den neuen Ablage- und Workflow-Strukturen zu und importieren sie in das neue Dokumenten Management System.
• Wir dokumentieren die neuen Abläufe und vermitteln sie Ihren Redakteuren, Fachkollegen, Administratoren und ggf. Drittfirmen bzw. Zulieferern.

Ihre Vorteile:

• Wir bieten Ihnen auf Basis eines Pools von einschlägigen Referenzprojekten fundierte fachliche Unterstützung und produktneutrale Beratung zur Gestaltung einer effizienten und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Lösung.
• Wir kennen sowohl die Anforderungen zur Erstellung von technischer Dokumentation im Detail als auch die Eigenschaften zahlreicher führender IT-Systeme (wie ERP, PIM, PLM). Dadurch können wir für Sie eine effiziente Systemintegration sicherstellen.
• Wir liefern eine individuell angepasste Komplettlösung auf Basis von Standardsystemen für Ihr Informationsmanagement.
• Wir unterstützen Sie bei der Einführung des Dokumenten Management Systems und der neuen Geschäftsprozesse gerne in dem Umfang, der es Ihnen erlaubt, sich voll auf Ihre wertschöpfende Kernkompetenz zu konzentrieren.
• Mit der Einführung eines Dokumenten Management Systems wird die Dokumentationserstellung und damit Ihre „Time-to-Market“ beschleunigt. Die Übersetzungs- und Erstellungskosten können gesenkt werden. Ein durchgängiger Redaktionsprozess sichert darüber hinaus die Transparenz Ihrer Geschäftsprozesse und deren Qualität.