Prozessoptimierung und Prozessstandardisierung (Dokumentenmanagement)

Eine Prozessoptimierung ist in vielen Fällen der Schlüssel zu Einsparungen, wenn viele Dokumente zu managen sind. Häufig sind Prozesse nur rudimentär dokumentiert und funktionieren gewohnheitsmäßig und auf Zuruf. Im ersten Schritt geht es daher darum, Prozesse und Prozessschritte überhaupt explizit und damit greifbar zu machen. Ziel der Prozessoptimierung sind vor allem eine Reduktion der Schnittstellen und damit Reibungsverluste, vermeidbarer Schleifen und nicht wertschöpfender Tätigkeiten. Kurz: eine verschwendungsfreie Leistungserbringung.


Unser Vorgehen:

• Wir definieren den idealtypischen Prozess auf Basis unserer Erfahrungen.
• Wir diskutieren mit Ihnen, an welchen Stellen für Ihre spezifischen Anforderungen Abweichungen von diesem idealisierten Prozess erforderlich sind.
• Wir definieren die wesentlichen Prozessschritte von der Planung bis hin zur Archivierung der Informationen.
• Wo möglich standardisieren wir Arbeitsschritte.
• Wir benennen für jeden Prozessschritt die zutreffenden Parameter: Verantwortliche, Hilfsmittel, Ergebnisse, Termine.
• Wir halten fest, an welchen Stellen der Prozess durch technische Hilfsmittel unterstützt und beschleunigt werden kann.
• Wir entwickeln und implementieren auf Wunsch die definierten Hilfsmittel.
• Wir zeigen Möglichkeiten auf, die Prozess- und Ergebnisqualität unter verschiedenen Aspekten zu messen.
• Wir unterstützen Sie bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter.
• Wir unterstützen Sie bei der Messung der definierten Aspekte und bei der Ableitung von Maßnahmen aus den Messergebnissen im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung.

Ihre Vorteile:

• Transparenz über alle Abläufe in der Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung Ihrer Dokumente
• Explizite, abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten
• Messungen und Verbesserungen
• Potenzial für den Einsatz von leistungsfähigen Redaktions-Werkzeugen