Konzepte für Bestandsdatenübernahme (Technische Dokumentation)

Beim Umstieg auf ein neues Redaktionswerkzeug und insbesondere beim Einstieg in ein Redaktionssystem (Content Management System) kommt früher oder später das Thema Altdatenübernahme auf den Tisch. Schließlich sollen die wertvollen, über viele Jahre gepflegten Informationen weiter genutzt werden können. Das gilt erst recht dann, wenn die Informationen bereits in viele Sprachen übersetzt wurden.

Die Idealvorstellung ist nicht selten eine automatisierte Übernahme der Altdaten mit Hilfe von Tools und Filtern, die beispielsweise Word-Formatvorlagen XML-Elementen zuordnen. Die entscheidende Frage ist jedoch, ob die Informationen tatsächlich so wertvoll sind wie angenommen. Wenn die Informationen ohne klare Vorgabe und ohne Fokus auf Modularisierung und Wiederverwendung erstellt wurden, ist das wenig wahrscheinlich. Hier kommt es nicht so sehr auf den Aufwand an, den die Neufassung der Informationen (einschließlich der Übersetzungen) mit sich bringt. Entscheidend ist vielmehr auf lange Sicht, welcher Aufwand bei der Pflege Ihrer „alten“ Informationen entsteht und ob diese überhaupt noch zu den neu erstellten Informationen passen.


Unser Vorgehen:

• Wir definieren die Rahmenbedingungen für die zukünftig zu erstellenden Informationen vorrangig unter den Aspekten Strukturierung und Formulierung.
• Wir prüfen die Übereinstimmung Ihrer bestehenden Dokumentation mit dem zukünftigen Konzept.
• Wir prüfen stichprobenartig die Qualität Ihrer Übersetzungen.
• Wir informieren uns über die künftige Strategie Ihres Unternehmens, vor allem über zukünftige Produkte, Varianten und den geplanten Eintritt in neue Märkte.
• Wir legen gemeinsam mit Ihnen das Vorgehen für die Altdatenübernahme fest und definieren einen Zeitplan. Dabei orientieren wir uns an der Entwicklung und Markteinführung Ihrer Produkte.
• Wir legen gemeinsam mit Ihnen fest, zu welchen Produkten auf eine Altdatenübernahme verzichtet wird, weil diese in naher Zukunft nicht mehr hergestellt werden.
• Soweit möglich, erfassen wir vorrangig Informationen, die für eine möglichst große Anzahl von Produkten und Anleitungen verwendet werden können.
• Wir erstellen die erforderlichen Publikationen und stimmen diese mit Ihnen ab.
• Wir veranlassen die Übersetzung geänderter Informationen.

Ihre Vorteile:

• Verschwendungsfreie Umsetzung Ihrer Altdatenübernahme
• Minimierte Folgekosten durch standardisierte Informationen
• Hohe Qualität der gültigen Informationen und Dokumente
• Gezielte Befolgung von Zeit- und Ressourcenvorgaben