29.10.2009
Quellentextangabe ABZ 6/2009

Prozessoptimierung in der Anlagendokumentation

Im Anlagenbau nimmt die Dokumentation eine immer wichtigere Rolle ein. Bereits heute schlagen ihre Kosten mit fünf bis neun Prozent des Neuwerts einer Anlage zu Buche. Gleichzeitig werden oft hohe und je nach Kunde und Anlage unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation vertraglich festgelegt. Problem: Im Gegensatz zur klassischen Produktdokumentation im Maschinenbau ist die Anlagendokumentation weniger durch Normen und Richtlinien geregelt und somit weniger standardisiert.

Hauptaufgabe für Dokumentations-Verantwortliche im Anlagenbau ist die Organisation und Steuerung von internen wie externen Lieferanten. Denn die Anlagendokumentation weist generell einen sehr viel größeren Anteil an Zulieferdokumenten auf als die klassische Produktdokumentation.

Aber wie in der Produktdokumentation kann auch die Anlagendokumentation qualitativ verbessert und der Erstellungsprozess aus Zeit- und Kostensicht durch eine enge Koppelung an bestehende Unternehmensprozesse sowie den Einsatz von EDV-Systemen optimiert werden.

Zielgruppen und Nischenlösungen

Für die Verwaltung von Anlagendokumentationen sind spezialisierte Informationssysteme bzw. Branchenlösungen verfügbar. Hier gibt es Hersteller, die diesen Nischenmarkt entdeckt und eine spezielle Lösung – oft mit einem einzigen Kunden gemeinsam – entwickelt haben. Allerdings ist die Entscheidung für solche Expertensysteme, die als Insellösungen für eine einzige Abteilung dienen sollen, selten der günstigste Weg aus Sicht des Gesamtunternehmens.

Gerade in der Anlagendokumentation sind zahlreiche Teilnehmer, mit unterschiedlichen Ausbildungsgraden und IT-Kenntnissen, am Prozess beteiligt.

Der Vertrieb legt den Umfang der Anlagendokumentation fest, die Projektleitung koordiniert Termine und Lieferungen an den Kunden, die Entwicklung erstellt Zeichnungen ... und so weiter. Aus diesem Grund stellt die Dokumentation im Anlagenbau hohe Ansprüche an die Teamarbeit.

In der Welt von Web 2.0 und web-basierten, kollaborativen Applikationen, Portalen etc. stellt sich automatisch die Frage: Welche Lösungen gibt es, die sowohl den Umgang mit Listen optimal unterstützen als auch die Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten verbessern? Und die effizienteres Arbeiten als in MS Excel erlauben?

Wie funktioniert Anlagendokumentation heute?
So unterschiedlich die Unternehmen, so unterschiedlich sind auch die Informationsprozesse im Anlagenbau. Eines aber findet man überall: Listen. Es werden Unmengen an Listen erstellt, gepflegt und ausgetauscht. Dabei handelt es sich um Projektlisten, Stücklisten und Terminlisten, um persönliche Listen von Beteiligten und Ansprechpartnern bis hin zu Dokumentenlisten.

In der Regel sind dies zum größten Teil Excel-Dokumente, die im schlimmsten Fall ungesichert auf dem Arbeitsplatzrechner des Prozessverantwortlichen liegen oder mehrfach in unterschiedlichen Versionen auf mehreren Rechnern gehalten werden. Im besten Fall werden sie auf dem gesicherten Netzwerklaufwerk abgelegt, auf das alle oder wenigstens viele Projektbeteiligte zugreifen können.

Die eigentliche Arbeit, das heißt die Verfolgung der Termine und Tätigkeiten, erfolgt weiterhin über Standard-Kommunikationswege wie Outlook, E-Mail, Telefon und Meetings.

Je enger diese zahlreichen Listen mit dem führenden Unternehmens-Prozess verdrahtet werden können, desto einfacher wird es, den Teilprozess der Dokumentationserstellung mit der Anlagenentwicklung und -konstruktion zu synchronisieren. Deswegen haben bereits einige Unternehmen die Verwaltung und Organisation des Dokumentationsprozesses direkt im führenden ERP- oder PLM-System angesiedelt.

Solche Lösungen können auch im Anlagenbau deutliche Optimierungen im Dokumentations-Prozess erzeugen. Zugleich sind Erweiterungen und Customizing im ERP- bzw. PLM-System in der Regel Projekte größeren Umfangs. Vor einem solchen Schritt sollte gründlich geprüft werden. Erfüllt die Lösung die aktuellen Anforderungen? Wie flexibel müssen wir in Zukunft sein? Oder auch die Frage nach neuen Lizenzen sollte im Vorfeld geklärt werden.

SharePoint: Office für den Server
Eine pragmatische Alternative zur integrierten Lösung bietet die Software "SharePoint" aus dem Hause Microsoft. Der Server gehört zur Office Suite und bietet daher eine optimale Integration der Werkzeuge. Aber was ist SharePoint? Unter dem Begriff wird heute Vieles verstanden: Ist SharePoint ein Portal? Eine Business-Intelligence-Lösung? Eine SOA-Plattform? Ein Kollaborationstool? Ein Netzwerklaufwerk? Ein Dokumentenmanagement- oder Content-Management-System?

All diese Definitionen treffen zu, denn SharePoint gibt es in unterschiedlichen Versionen. Und SharePoint deckt insgesamt eine Vielzahl von Anwendungsfällen ab. Durch den Plattform-Charakter ist eine Erweiterung von SharePoint auf zusätzliche, spezifische Anwendungsfälle sowohl möglich als auch erwünscht.

Dazu zählen zum Beispiel die Vertriebsplanung, Callcenter-Management, IT-Compliance, Bug-Tracking, Änderungsverfolgung und Wissensmanagement. Microsoft selbst hat zahlreiche Vorlagen für Applikationen in SharePoint kostenlos zur Verfügung gestellt.

Microsoft SharePoint bietet nach der Installation "out of the box" ein Dokumentenmanagement mit voller MS-Office-Integration, Versionisierung, Metadaten und Berechtigungen.

Darüber hinaus stehen dem Kunden vordefinierte sowie frei definierbare Listen für die Verwaltung von Terminen, Aufgaben, Kontakten etc. zur Verfügung.

Am Anfang war die Liste
Unabhängig von der jeweiligen Definition bzw. dem Einsatzbereich von SharePoint gibt es eine Gemeinsamkeit: SharePoint besteht aus Listen. Und in der einfachsten Ausführung, den kostenlosen Windows SharePoint Services 3.0 (WSS), ist SharePoint nichts anderes als eine Browser-basierte kollaborative Lösung für die Erstellung und Pflege von Listen.

Auf oberster Ebene handelt es sich um Listen von Sites oder Arbeitsbereichen (so genannten Workspaces), die angelegt und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten versehen werden können, zum Beispiel ein Arbeitsbereich pro Auftrag, pro Projekt oder sogar pro Dokument. Die Definitionen der Arbeitsbereiche können und sollen den spezifischen Anforderungen genau angepasst werden.

Der Zweck der Arbeitsbereiche (das heißt die Inhalte, der Aufbau der darin befindlichen Listen usw.) ist frei konfigurierbar.

Diese können Termine, Adressen, Aufgaben, aber auch komplexere Informationen wie Dokumente oder Statusberichte enthalten. Wie bei den Applikations-Vorlagen gibt es Standardvorlagen für eine Vielzahl an Listentypen. Alles läuft Server-basiert im Web-Browser.

Szenario für die Anlagendokumentation
SharePoint eignet sich damit sehr gut für die Bedürfnisse in der Anlagendokumentation. Das belegt ein einfaches Szenario für die Entwicklung und Pflege der Dokumentation. Statt der dezentralen Pflege in Excel werden die zahlreichen Listen einfach in SharePoint zentral gehalten und gepflegt. Die Vorteile dabei liegen vor allem in der kollaborativen Lösung. Versionisierung und Zugriffskontrolle sind gewährleistet und ein einheitlicher Zugriff für alle internen wie externen Beteiligten über den Web-Browser ist möglich. Egal ob ein Mitarbeiter in der Entwicklung sitzt, beim Dienstleister oder sogar vor Ort auf der Baustelle, alle können auf ein zentrales System zurückgreifen. Und der damit verbundene Aufwand an Zeit und Kosten ist gemessen am Nutzen verschwindend gering.

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