05.07.2010
Quellentextangabe ABZ 5/2010

Strategien zur Kostensenkung in der Technischen Dokumentation, Teil 2: "Standardisierung"

In der ABZ-Ausgabe 1/2010 wurden drei Konzepte vorgestellt, um in der Technischen Dokumentation Kosten zu senken. In dieser Ausgabe führen wir den Gedanken fort und stellen drei weitere Strategien vor. Der vorliegende Artikel zeigt auf, wie Einsparungen durch Standardisierung, Modularisierung, mit einheitlicher Terminologie und durch Prozessorientierung umgesetzt werden.

Kosten senken – durch Standardisierung

Ein Prozess benötigt standardisiertes Material, damit mit einem standardisierten Ablauf ein Ergebnis mit definierter Qualität erzeugt wird. In Fertigungsprozessen kommen z. B. Normteile zum Einsatz, in verfahrenstechnischen Prozessen definierte Rohmaterialien.

Für den Prozess "Technische Dokumentation" gilt Ähnliches. Die fertige Dokumentation besteht idealerweise zu einem Großteil aus standardisierten Warnhinweisen, Anleitungen, Abbildungen, Tabellen usw. Die Standardisierung in der Technischen Dokumentation geht jedoch weiter. Standardisieren lassen sich:

  • Informationsstrukturen
    Anleitungen, Kapitel, Abschnitte
  • Informationseinheiten
    Standardabschnitte, Warnhinweise, Anleitungssequenzen
  • Gestaltung
    Papier- und Onlinelayout, Symbolsprache, Tabellen
  • Inhalte
    Formulierungsmuster, Elemente in Abbildungen

Standardisierung erschließt umfassende Kostenvorteile: Die Informationen lassen sich rascher erstellen und bearbeiten. Die produktübergreifende Wiederverwendung der Informationen steigt.

Und natürlich werden die Übersetzungskosten reduziert.
Als willkommener Zusatznutzen ist festzuhalten, dass die Qualität der Dokumentation rapide zunimmt, wenn standardisierte qualitätsgesicherte Informationsmodule verwendet werden. Das gilt auch und gerade für Übersetzungen. Zusätzlich wird die Durchlaufzeit bei der Erstellung der Dokumentation reduziert. Es werden nur noch die Bestandteile und Informationen bearbeitet, die aufgrund der technischen Änderung tatsächlich bearbeitet werden müssen.

Kosten senken – durch Modularisierung
Modularisierung ist der nächste Schritt, wenn es darum geht, Dokumentationen wirtschaftlich zu erstellen. Auch hier hilft der Blick zum Produktionsprozess. Namentlich in der Automobilindustrie wird mit größeren Komponenten gearbeitet, die der Hersteller mit geringem Aufwand zum Fahrzeug zusammenstellt. Auch in der Dokumentation wird der Prozess erheblich beschleunigt, wenn Module definiert sind, die als Ganzes verwendet werden können. Möglicherweise ist es erforderlich, Varianten der Module zu bilden; das schmälert die Wirksamkeit dieses Ansatzes jedoch nur unwesentlich. Größe und Inhalte der Module zu definieren, kann eine knifflige Angelegenheit werden. Häufig ist es sinnvoll, mit Modulen völlig unterschiedlicher Größe zu arbeiten.

So kann z. B. ein ganzes Kapitel – speziell die "Grundlegenden Sicherheitshinweise" – ein Modul sein, ebenso wie ein spezifischer Warnhinweis.

Die Leistungsfähigkeit der Modularisierung steht und fällt mit der Möglichkeit, die Module regelbasiert zusammenzustellen. Bei international orientierten Unternehmen spielt eine große Rolle, wie sich die Module gezielt für verschiedene Märkte lokalisieren lassen.

Standardisierung und Modularisierung sind die Grundlage unserer erfolgreichsten Kundenbeziehungen. Für Unternehmen wie Voith, Aesculap und Fujitsu haben wir umfangreiche Dokumentationen in effizient handhabbare Einzelteile zerlegt. Auf dieser Basis und mit geringen Änderungen und Ergänzungen pflegen wir dauerhaft mit minimalem Aufwand auch große Dokumente.

Kosten senken – mit Terminologie
Führt man den Gedankengang über Standardisierung und Modularisierung weiter, landet man auf der Wortebene – und damit beim Thema Terminologie.

Schon ein oberflächlicher Blick in eine Dokumentation zeigt, ob hier Handlungsbedarf besteht. Wenn Produkte und Komponenten innerhalb einer Dokumentation uneinheitlich bezeichnet sind, ist es höchste Zeit, sich diesen Bereich näher anzuschauen. Ein anderes Beispiel ist die Verwendung von Synonymen. In manchen Anleitungen bezeichnen die Begriffe Knopf, Taste, Taster, Schalter etc. ein und dasselbe Betätigungselement.

Ein weiterer Bereich sind die Handlungsverben. Um beim Beispiel zu bleiben: Wenn ein Betätigungselement sowohl "gedrückt" wird als auch "betätigt", "geschaltet" oder "verwendet", gibt es verschiedene Formulierungen für den gleichen Sachverhalt. Das ist aufwendig bei der Erstellung der Informationen und besonders bei der Übersetzung. Eine saubere Terminologie kann die Menge zu übersetzender Texte durchaus halbieren.

Eine durchgängige Terminologie fällt nicht vom Himmel. Häufig muss die Terminologie mit anderen Abteilungen im Unternehmen abgestimmt werden. Nicht selten unterscheidet sich die intern verwendete Terminologie von der externen. Auch die erforderliche kontinuierliche Pflege der Terminologie führt zu einem nicht zu unterschätzenden Aufwand. Vor diesem Hintergrund ist sorgfältig abzuwägen, ob Terminologie-Arbeit betrieben werden soll und – wenn die Antwort positiv ausfällt – in welchem Umfang.

Wie steht es um die Terminologie in Ihrer Dokumentation? Welche Einsparpotenziale erschließt eine Verschlankung Ihrer Terminologie? Eine Terminologie-Extraktion ist schnell gemacht und liefert unbestechliche Ergebnisse. Im Anschluss diskutieren wir gerne mit Ihnen, welche Möglichkeiten im Zusammenhang mit einer Terminologie-Optimierung es gibt und in welchem Aufwand-Nutzen-Verhältnis sie stehen.

Diese Seite teilen:   
zum Seitenanfang