Kleine Helfer in der Technischen Dokumentation: TANNER-ETK-Tool

Detailbild Arbeiterfiguren

Arbeitsprozesse automatisieren, um damit Zeit einzusparen – die Rechnung geht auf. Potenzial bieten hier vor allem bereits im Unternehmen vorhandene Tools, durch deren gezielten Einsatz sich Arbeitsprozesse effizienter gestalten lassen. Als Beispiel dient ein Kundenunternehmen, bei dem wir zuletzt den Prozess zur Erstellung der Ersatzteilkataloge unter die Lupe genommen haben. Dabei stellten wir fest, dass der Kunde durch einfache Hebel viel Zeit einsparen kann. Auf den Punkt gebracht lautete unsere Lösung: Alles automatisieren, was automatisiert werden kann. Das Ergebnis ist ein weiterer kleiner Helfer, nämlich das TANNER-ETK-Tool, mit dem sich aus mehrstufigen Stücklisten Ersatzteilkataloge erstellen lassen.

ETK-Tool gerade für kleine Unternehmen attraktiv

Die Erstellung eines ETK kann fast vollautomatisiert erfolgen. Aber gerade für kleine Unternehmen kann die Investition in ein ETK-System unwirtschaftlich sein oder den sich ständig wechselnden Bedingungen nicht genügen. In diesen Fällen kann ein kleines Tool eine Lösung sein, welches einfach nur aus ERP-, PDM- oder CAD-Systemen exportierte Stücklisten für die Weiterverarbeitung aufbereitet.
Solch ein Tool haben wir für einen Kunden programmiert.

Bislang erfolgte die Generierung seiner Stücklisten als Excel- oder CSV-Datei aus einem ERP- oder SAP-System und zwar für jede Baugruppe eine eigene Liste. Im nächsten Schritt hat er die Listen formatiert und nicht benötigte Produkte oder Produkte, die keine Ersatzteile sind, aus der Liste gelöscht. Im Fall von Baugruppen mit Ersatzteilen, hat er diese Liste nach Word kopiert und dort fertig bearbeitet. Als nächstes hat er ein PDF erzeugt. Dabei hat der Kunde jede zweite Seite leergelassen. Die Leerseiten hat er durch Zeichnungen ersetzt sowie manuell verknüpft.

Dieser Prozess beansprucht jedoch viel  Zeit, weshalb wir uns fragten, wie wir dem Kunden den Prozess erleichtern und ihm Zeit schenken können. Wir haben ihm einen Vorschlag präsentiert, mit dem ausschließlich in Excel gearbeitet werden kann.

Die Funktionsweise des ETK-Tools

Das Ausgangsdokument ist die komplette hierarchische Stückliste als Excelliste mit allen notwendigen Spalten. Die Spalten sind unterteilt in Positionsangaben, Hierarchieangaben, Artikelnummern, Indexwerten, Texten, Einheiten, Ersatzteilauszeichnung (ja oder nein) etc.

Die Zuordnung der Baugruppen, den Ausschluss von möglichen Dopplungen sowie die standardisierten Bezeichnungen der Produkte übernimmt das Tool aus einer gepflegten Datenbank heraus.

In der Excel-Eingabemaske gibt man zunächst folgende Informationen an:

  • Name des Auftrags
  • Speicherort der Stückliste
  • Seitenzahl des Strukturdiagramms (da dieses bereits vorliegt und als Navigation genutzt wird, wird es später einfach eingesetzt)
  • Projektnummer
  • Name der Maschine

Dann kann der Prozess gestartet werden. Zunächst wird angezeigt, welche Artikelbezeichnungen bereinigt werden müssen bzw. noch nicht in der Datenbank vorhanden sind. Dieser Schritt wird manuell nachgepflegt. Erst dann kann die Stückliste fertig gestellt und automatisch formatiert werden.

Das Output-Dokument ist ein Excel-Dokument, das Baugruppen mit Positionen und Einzelteilen aufführt – pro vorhandener Baugruppenstückliste. In der Excel-Liste werden auch die im folgenden Schritt einzufügenden Zeichnungen aufgeführt sowie die Information, um welche Zeichnung es sich handelt.

Jetzt muss der ETK nur noch nach PDF publiziert werden. Als finalen Schritt müssen in das PDF noch manuell Zeichnungen eingefügt sowie Links aus dem Strukturdiagramm zur Stückliste gesetzt werden. Es hat sich gezeigt, dass dieser Schritt nicht unbedingt automatisiert werden musste.

ETK-Tool im Überblick:

  • Hierarchiestückliste
  • Ersatzteilkennzeichnung je Artikel
  • XLS- oder CSV-Format
  • Einfaches Ausgabeformat in Excel erstellbar
  • Manuelle Ergänzung der Bilder (z. B. in PDF)

Definition „Stückliste“

Als Stückliste bezeichnet man eine Aufstellung von Teilen, die zur Fertigung eines übergeordneten Teils (Produkt oder Baugruppe) benötigt werden. Stücklisten weisen mehrere Informationen zu jedem Teil an: Menge, Artikelnummer, übergeordnete Baugruppe, Ersatzteil etc.

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Bildquellen

  • Helferlein: Fotolia_Kirill_M

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