Kleine Helfer in der Technischen Dokumentation: TANNER-Word-Vergleich

Detailbild Arbeiterfiguren

Wie oft kommt es bei Ihnen vor, dass Sie bestehende Word-Dokumente weiter schreiben, ergänzen und ändern? Handelt es sich dabei um umfangreiche Dokumente, die dann noch von einer Drittperson kontrolliert werden müssen, stellt sich schnell Frustration ein. Vor allem, wenn man nicht weiß, was sich alles geändert hat. Nicht immer kann man die Revisionsfunktion nutzen, sondern hat einfach nur das alte und das neue Dokument vor sich liegen.

Ein Vergleich von Dokumenten bietet Word bereits an. Bei umfangreichen Dokumenten mit über 150 Seiten stößt die Microsoft-Lösung allerdings an ihre Grenzen. Ein PDF-Vergleich ist als Lösung nicht geeignet, da auch redundante Korrekturen markiert und vorgeschlagen werden.

Mit wenig Programmiererfahrung Lösung parat

Wenn Sie über Programmierkenntnisse verfügen – wenig Erfahrung reicht hier schon aus – können Sie in der Skriptsprache Visual Basic for Applications (VBA) eine kleine Routine schreiben.

Wenn Sie mich fragen, wie man das Programmieren am besten erlernt, dann kann ich Ihnen sagen „Learning by doing“. Ich selbst habe mir das Programmieren selbst beigebracht. Begonnen habe ich mit einfacher Macroprogrammierung in Excel und Word und mir dann Bücher dazu gekauft. Wenn man zusätzlich noch einen Kurs besucht und kleine Aufgaben bearbeitet, kann man sich schnell die Grundkenntnisse aneignen.

Die programmierte Routine vergleicht die beiden Dokumente Satz für Satz und überprüft, ob der Satz im neuen Dokument schon mal genau so im alten Dokument vorgekommen ist. Falls ein Satz bereits kontrolliert wurde, muss dieser nicht nochmals geprüft werden und wird im neuen Dokument grau markiert.

Nun hat der Revisor ein vollständiges Dokument vor sich, in dem nur noch die neuen oder geänderten Sätze hervorgehoben sind. Eine schnelle und effiziente Kontrolle ist nun ohne Umschweife möglich. Wir haben solch ein Tool an einen Kunden geliefert, der Dokumente von mehreren hundert Seiten automatisch generiert und immer wieder Kleinigkeiten ändert. Mit dem Tool kann er nun schnell ein Korrekturexemplar erstellen und kontrollieren.

Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Die Satzlänge sollte nicht länger als 255 Zeichen sein, ansonsten werden die darüber hinausgehende Zeichen einfach ignoriert … aber wer schreibt schon in einer Technischen Dokumentation, die schnell lesbar und verständlich sein soll, lange Sätze?

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Bildquellen

  • Helferlein: Fotolia_Kirill_M

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