Redaktionssystem SCHEMA ST4 – flexibel und verknotet arbeiten

Gitter-Netzwerk aus Kugeln

Mit SCHEMA ST4 (kurz: ST4) arbeite ich seit knapp vier Jahren für unterschiedliche Kunden. Davor habe ich schon mehrere Jahre mit einem anderen XML-basierten Redaktionssystem gearbeitet. Mit diesen Vorkenntnissen ist mir der Einstieg in ST4 leichtgefallen.

Als ich gefragt wurde, ob ich einen Blogbeitrag über SCHEMA ST4 schreiben kann, stellte ich mir sehr schnell zwei Fragen: „Wie beschreibe ich bloß ein so umfangreiches Redaktionssystem?“ und „Was unterscheidet ST4 von anderen Redaktionssystemen?“ Da ich täglich mit ST4 arbeite, fallen mir viele Besonderheiten gar nicht mehr auf.

SCHEMA ST4 ist kein System, mit dem ein Benutzer einfach so arbeiten kann. Vor dem Start ist eine gute Einweisung oder eine Schulung zu empfehlen, um die modulare Struktur richtig anzuwenden. Wie bei jedem modular aufgebauten Redaktionssystem besteht sonst die Gefahr, dass eine chaotische Struktur entsteht, die nicht mehr zu überblicken ist.

Organisation über Knoten

Inhalte in ST4 werden in Knoten erfasst. Bei den Knoten ist zwischen Vorlagenknoten und projektspezifischen Knoten zu unterscheiden. Vor dem Anlegen eines neuen Knotens muss ich auch entscheiden, zu welchem Knotentyp mein Knoten gehört. Anhand des Knotentyps kann ich schnell erkennen, zu welcher Informationsart ein Knoten gehört. Habe ich zum Beispiel einen Warnhinweis, der häufig vorkommt, lege ich ihn als Vorlagenknoten mit dem Knotentyp „Fragment“ an. Der Knoten ist dann als Fragment im Informationspool verfügbar.

Jeder Knoten hat eine eigene Identifikationsnummer, über die er eindeutig zu identifizieren ist. Wenn ich wissen möchte, wo der Ursprung eines Knotens ist und wer wann welche Änderungen an ihm durchgeführt hat, lasse ich mir diese Informationen über die Eigenschaften und die Vergleichsansicht anzeigen. Bei den Eigenschaften trage ich Metadaten für die Knoten ein. Diese Metadaten ermöglichen bei der Produktion des Dokuments ein Filtern von Informationen – zum Beispiel, um einen Wartungsplan automatisch zusammenzustellen.

Bei der Arbeit ist zu beachten, dass die Knoten in ST4 für alle anderen Benutzer sichtbar sind. Ist keine Bearbeitungssperre für bestimmte Benutzer eingerichtet, kann jeder Benutzer auf jeden Knoten zugreifen und ihn ändern. Solange ich einen Knoten geöffnet habe, kann ihn kein anderer Benutzer öffnen.

Welcher Client passt zur anfallenden Arbeit bei SCHEMA ST4?

Bevor ich ST4 starte, überlege ich, welche Arbeiten zu erledigen sind. SCHEMA ST4 hat drei verschiedene Unterprogramme:

  • ThinClient
  • RichClient
  • ArchitectClient

Wenn ich nur Text erfassen oder ein Dokument strukturieren möchte, öffne ich den ThinClient. Sind zusätzlich Übersetzungsdaten auszuchecken oder sollen Dokumente produziert werden, brauche ich mindestens den RichClient. Metadaten, zum Beispiel für das Layout, kann ich nur im ArchitectClient erfassen.

Individuelle Arbeitsoberfläche für Redakteure

Die ST4-Arbeitsfläche ist sehr wandelbar. Ich kann mir mehrere individuell gestaltete Arbeitsflächen anlegen und speichern. Die wichtigsten Elemente der Arbeitsoberfläche sind der Informationspool und der Projektbaum.

Im Informationspool finden die meisten Vorarbeiten statt. Dort befinden sich zum Beispiel Knoten, die Standardtexte, Warnhinweise oder Grafiken als Vorlagen enthalten. Ein neues Dokument stelle ich aus einer Kombination von Vorlagenknoten und projektspezifisch bearbeiteten Knoten zusammen. Um das Dokument zu erstellen, lege ich zunächst im Informationspool einen Projektknoten als oberste Ebene an. Unter diesen Projektknoten ziehe ich projektspezifisch abzuändernde Vorlagenknoten als Kopien aus dem Informationspool und arbeite Änderungen ein. Auch neue Knoten, die ich nur für dieses Dokument benötige, erstelle ich unter diesem Projektknoten.

Im Projektbaum lege ich ebenfalls einen Projektknoten für das Projekt an. Vorlagenknoten, die ich unverändert übernehmen kann, ziehe ich nur als Wiederverwendung in den Projektknoten im Projektbaum. Fertig bearbeitete Knoten meines Projekts aus dem Informationspool ziehe ich ebenfalls als Wiederverwendung in den Projektknoten im Projektbaum. Um ein Dokument produzieren zu können, muss die komplette Kapitelstruktur im Projektbaum angelegt sein.

Welche Arbeiten genau im Informationspool und im Projektbaum stattfinden, hängt auch von der ST4-Konfiguration des Kunden ab. Je mehr Vorlagenknoten ich unverändert wiederverwenden kann, desto größer ist der Nutzen für das zu erstellende Dokument.  Änderungen in Standardtexten werden zum Beispiel automatisch in allen Wiederverwendungen umgesetzt. Daraus können allerdings auch Nachteile entstehen: Sind Knoteninhalte gerade zur Übersetzung ausgecheckt, registriert ST4 die eingehende Übersetzung als veraltet. Für diese Knoten müsste ich den Übersetzungsstatus manuell auf aktuell ändern.

Arbeiten mit verschiedenen Editoren in SCHEMA ST4

Um einen Knoteninhalt zu bearbeiten, öffne ich den Knoten mit einem Editor. Welcher Editor zur Verfügung steht und auf welche Weise Knoten zu öffnen sind, ist abhängig von der Konfiguration des Kunden. Bei manchen Kunden kann ich Knoten durch einen Doppelklick öffnen, bei anderen Kunden ist zuerst ein Workflow anzulegen. Die am häufigsten benutzten Editoren sind XMetaL, Word und FrameMaker. XMetaL und FrameMaker geben über Elementlisten eine klare Struktur der Kapitel vor. Beim Arbeiten mit diesen Elementlisten werden Strukturfehler von vornherein vermieden.

Der Word-Editor suggeriert dem Benutzer alle Freiheiten. Wenn dann beim Speichern eine Strukturfehlermeldung kommt, muss mühsam nachgearbeitet werden. Der einzige klare Vorteil des Word-Editors ist die Handhabung von großen Tabellen. Diese lassen sich wesentlich schneller erstellen. Einfache Tabellen sind auch in XMetaL gut zu erstellen, bei komplizierteren Tabellen hilft oft nur der Griff in die Trickkiste.

Stehen mehrere Editoren zur Auswahl, ist es problemlos möglich einen Knoten abwechselnd mit verschiedenen Editoren zu öffnen. Über die eingeschaltete Autorenunterstützung kann ich mir beim Schreiben Vorschläge anzeigen lassen, welche Sätze bereits in anderen Knoten vorhanden sind. Sind Terminologien festgelegt, weist ST4 beim Schreiben auf verbotene Begriffe hin.

Aufpassen bei Grafiken

Das Einbinden von Grafiken in einen Knoten ist einfach, erfordert allerdings einige Vorarbeiten. Zuerst muss ich jede Grafik in der richtigen Größe erstellen und speichern, weil es keine Möglichkeit gibt, die Größe der Grafik nachträglich im Knoten zu ändern. Anschließend importiere ich die Grafik in einen Ressourcenordner im Informationspool. Im letzten Schritt binde ich die Grafik im Knoten ein. Ob die Größe der Grafik stimmt, ist erst nach der Produktion des Dokuments zu sehen. Passt die Größe nicht, sind ein Export der Grafik aus ST4 zum Nacharbeiten, ein neuer Import in ST4 und eine neue Produktion des Dokuments erforderlich. Wenn dieser Arbeitsschritt mehrere Male erforderlich wird, kostet es viel Zeit und Nerven.

SCHEMA ST4 ist an den meisten Stellen ein flexibles System, das wie alle Redaktionssysteme diszipliniertes Arbeiten erfordert. Viele Arbeitsschritte gehen nach einer Einarbeitungszeit und Absprachen mit dem Kunden und Kollegen leicht von der Hand. Für mich stand schon sehr schnell fest, dass ich sehr gerne mit ST4 arbeite.

Weitere Informationen und Beiträge zum Arbeiten mit SCHEMA ST4 gibt es im SCHEMA Blog.

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  • Netz Netzwerk Knoten Gitter: Shutterstock_Jezper

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