MS SharePoint im Umfeld der Technischen Kommunikation?

Zahlen Einsen und Nullen

Heutzutage wird nahezu in jedem Unternehmen MS SharePoint in irgendeiner Art und Weise angeboten und genutzt – und das seit über zehn Jahren. SharePoint wird als IT-Baukasten von Microsoft und Dienstleistern für folgende Themenbereiche beworben:

  • Verwaltung von strukturierten und unstrukturierten Inhalten
  • Zusammenarbeit und Datenaustausch
  • Portale und Konsolidierung von Inhalten aus unterschiedlichen Quellen
  • Kennzahlen und Reporting
  • und viele mehr …

Wenn man aber in die Unternehmen blickt und deren Nutzung von SharePoint analysiert, dann werden die beworbenen Potenziale nur in wenigen Fällen genutzt. Häufig wird SharePoint lediglich als „besseres Dateisystem“ verwendet – mit mehr oder weniger zufriedenen Anwendern. Ein Artikel auf CMSWire von 2013 verdeutlicht das Nutzerverhalten und die Nutzerzufriedenheit von MS SharePoint.

Warum erfüllt SharePoint die Bedürfnisse der Anwender nicht?

SharePoint ist ein mächtiger Baukasten, der aber nach einer einfachen Installation und Konfiguration relativ wenige Anwendungsfälle „einfach so“ unterstützt. Die Funktionalität von SharePoint ist umfangreich. Die Auswahl der richtigen Mittel für die effektive und effiziente Unterstützung von Anwendungsfällen ist nur möglich, wenn man die Funktionen der Plattform so mit den Bedarfen der Anwender zusammenbringt, dass ein spürbarer Mehrwert entsteht.

Fachabteilungen können ihre Bedarfe nicht so beschreiben und vermitteln, dass IT-Abteilungen daraus hilfreiche Anwendungen konfigurieren können. IT-Abteilungen können die SharePoint-Funktionen nicht so darstellen, dass Fachabteilungen daraus eine Vorstellung für sinnvolle Anwendungsfälle für ihre Bedarfe entwickeln können. Natürlich gilt das nicht allgemein und es gibt auch ausreichend positive Beispiele aber in Summe ist diese Situation sicher eine für viele bekannte Situation.

Ein Anwendungsbeispiel für ein erweitertes SharePoint als XML-basierte Redaktionsumgebung findet sich in der ABZ-Ausgabe 02/2014.

 

Bildquellen

  • Börse: Shutterstock_Adi Stock
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    1. Alexander Witzigmann

      Wie so häufig kommt es drauf an, welche Ziele damit erreicht werden sollen:

      1. Die Verwaltung von PPT-Folien, um aus einem Pool von bestehenden Folien die für den Anwender relevanten einzelnen Folien zu finden und zu einer Präsentation zusammenzustellen, sind nah am Standard umsetzbar.

      – Einzelne Folien stehen dabei zentral und Metadaten findbar für alle Anwender zur Verfügung.
      – Es existiert ein Freigabe- und Update-Prozess für die zentral verfügbar gemachten einzelnen Folien oder Foliensequenzen.
      – Das Einbinden der einzelnen Folien in neue Foliensätze und zentrale Aktualisierung verwendeten Folien ist möglich.

      MS SharePoint stellt dafür spezielle Funktionen zur Verfügung (Folienbibliothek), um aus Foliensätzen die enthaltenen Folien zu extrahieren, frei zu definierende Metadaten zu vergeben und zur Navigation und Suche für die Anwender zu verwenden.

      2. Wenn Inhalte auf PPT-Folie für verschiedene Layouts oder gar andere Medien verwendet werden sollen, d.h. Single-Source der Inhalte von Folien, dann sind XML-basierte Ansätze und der Einsatz von z.B. MS Infopath für die Erstellung der Inhalte und Methoden zur Übernahme der Inhalte in die jeweiligen Medien notwendig. Aus technischer Sicht ist das nahe am Standard umsetzbar, aus konzeptioneller Sicht bleiben die ein oder andere Fragestellung zu beantworten.

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