Tool-Tipp: So vergleichen Sie komplexe Indesign-Dokumente

Der Erstellungsprozess von technischen Informationsprodukten ist oft sehr komplex. Nicht selten arbeiten in der technischen Redaktion mehrere Personen am selben Dokument in Adobe Indesign. Inhalte, seien das Texte, Tabellen oder Grafiken, ändern sich häufig. Und auch fertige Technik-Informationen sind nicht in Stein gemeißelt, sodass selbst umfangreiche Produktkataloge zum Teil mehrmals im Jahr aktualisiert und neue Informationen übersetzt werden müssen. Für alle Beteiligten ist es essenziell, schnell zu erkennen, an welchen Stellen sich etwas geändert hat.

Indesign bietet zwar selbst mit „Änderungen nachverfolgen“ eine Vergleichsfunktion für Dokumente an, für die Anforderungen in der technischen Redaktion reicht diese jedoch meistens nicht aus. Zum einen, weil sich damit nur Textfelder untersuchen lassen, zum anderen, weil das manuelle Einstellen der zu überprüfenden Textfelder aufwändig ist. Änderungen in Tabellen, neue Grafiken oder abweichende Absatzformate werden dabei nicht erkannt. Auch ein Vergleich der Daten im PDF-Format ist meist nicht die Lösung, da die Dokumente hierbei zu stark aufgrund visueller Merkmale verglichen werden.

Vergleich auf Basis der Datenstruktur

Bei TANNER haben wir in den letzten Jahren Tools und Verfahren entwickelt, um die Arbeit in der technischen Redaktion zu erleichtern. Dazu zählt das intelligente System Content42. Dieses ist in der Lage, Inhalte aus unterschiedlichen Quellen zu erfassen und sie automatisiert in der gewünschten Form digital nutzbar zu machen. Die Ursprungsdaten werden dabei nicht verändert.

Bei der Aufgabe, komplexe und umfangreiche Indesign-Dokumente zu vergleichen, liefert es ebenfalls schnell zuverlässige Ergebnisse, da sich der Vergleich auf Basis der Datenstrukturen vollzieht. Hierfür müssen die zu vergleichenden Indesign-Dokumente lediglich im IDML-Format (InDesign Markup Language) gespeichert sein. Dabei handelt es sich um ein komprimiertes Archiv aus XML-Daten, welche Struktur und Inhalt des Dokuments beschreiben. IDML wird meist genutzt, um die Kompatibilität zwischen verschiedenen Indesign-Programmversionen zu gewährleisten.

Prozess integriert Daten-Vergleichstools

Wichtig zu erwähnen ist, dass C42 nicht als Vergleichstool entwickelt wurde, sondern dies lediglich eine Anwendungsmöglichkeit dieses mächtigen Systems ist. Um die Leistungsfähigkeit von C42 besser zu verdeutlichen, möchte ich nachfolgend den Vergleichsprozess der Indesign-Daten Schritt für Schritt erklären.

Schritt 1

Die beiden zu vergleichenden Indesign-Dokumente werden im IDML-Format gespeichert und in C42 importiert.

Schritt 2

C42 erkennt jeweils alle relevanten Informationen in den XML-Daten und bringt sie in eine dem Lesefluss entsprechende Reihenfolge. Das System erzeugt eine Datenstruktur, die handelsübliche Vergleichstools nutzen können.

Schritt 3

C42 ruft das Vergleichstool für beide Dokumente auf und führt es aus.

Schritt 4

Die Ergebnisse aus dem Vergleichstool werden von C42 in einer für Menschen intuitiv nutzbaren Form aufbereitet und ausgegeben.

Reicht es nicht, nur die Vergleichstools zu haben?

Die Leistung von C42 ist es, Quelldaten aller Art automatisiert so aufzubereiten, dass sie in verschiedenen Systemen und Tools ohne weiteren Aufwand genutzt werden können. Das heißt im Grunde, das System macht Informationen zunächst maschinenlesbar und gibt sie anschließend wieder für den Menschen verständlich aus.

Den Vergleich der Indesign-Daten führt C42 daher nicht selbst aus. Es bereitet die Daten so auf, dass sie mit gängigen Vergleichstools untersucht werden können. Denn diese Tools sind nicht ohne Weiteres in der Lage, Daten im Indesign-Format in der Tiefe zu verarbeiten, wie es für unseren Fall nötig wäre.

C42 ist kompatibel mit allen gängigen Daten-Vergleichstools, welche in vielen Unternehmen ohnehin bereits im Einsatz sind. Zu nennen wären hier z. B. Beyond Compare, Araxis Merge und WinMerge.

Vorteile für die technische Redaktion

Jede Arbeitserleichterung und jeder optimierte Prozess machen die technische Redaktion leistungsfähiger. Die Digitalisierung ermöglicht es, genau hierfür Tools und Verfahren wie C42 zu entwickeln. Der Vergleich von Indesign-Dokumenten ist nur eine Einsatzmöglichkeit dieses Systems, wenngleich eine sehr wichtige. Schnell und unkompliziert können so die Versionen selbst von komplexen und umfangreichen technischen Unterlagen verglichen werden.

Dass der Vergleich nicht auf die Textebene begrenzt ist, ist dabei ein großes Plus. Auch solche Unterschiede werden erkannt:

  • veränderte Bildinhalte mit demselben Dateinamen
  • veränderte Linienstärken und Farben in Grafiken und Tabellen
  • abweichende Absatzformate
  • usw.

Dieses intelligente System gestaltet die Zusammenarbeit von Redakteuren und Inputgebern zielgerichtet und effizient und es vereinfacht alle nachfolgenden Prozesse von der Übersetzung bis zur Publikation. Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder dem vorgestellten System, kontaktieren Sie mich gern per E-Mail.

Mehr zum vorgestellten intelligenten System erfahren Sie auf der C42-Webseite.

Alexander Witzigmann ist seit Beginn des Jahrtausends bei TANNER und bekleidet aktuell die Position des Chief Technology Officer (CTO). Als solcher trägt er dazu bei, dass aus Technik echte Mehrwerte für die Kunden von TANNER entstehen. Das heißt, er hilft Kunden, die beinahe unüberschaubare Vielfalt an IT so einzuordnen und zu nutzen, dass daraus einfache und machbare Unterstützung für die Herausforderungen der Zukunft entsteht.

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