EPS-Dateien in Word anzeigen, einfügen und konvertieren – das sollten Sie beachten

PDF-Blogserie

Obwohl Microsoft Word weder ein Bildbearbeitungs- noch ein Layout-Programm ist, wird es in vielen Unternehmen als Universalprogramm verwendet, sobald Text ins Spiel kommt. Auch technische Dokumente werden häufig in Word erstellt und Bilder kurzerhand hier eingefügt. Bei der PDF-Erstellung – zum Beispiel für den Druck einer Betriebsanleitung – gibt es dann manchmal ein böses Erwachen, weil die Bildqualität zu schlecht ist. Das liegt daran, dass Word als Textverarbeitungsprogramm für den PDF-Export eine maximale Bildauflösung von gerade einmal 220 dpi bietet – ein Wert also weit unter der Mindestdruckauflösung von 300 dpi. Zwar kann man hier ein bisschen tricksen, aber sehr viel mehr lässt sich aus Pixelbildern nicht herausholen. Für Grafiken wie kleine Icons oder Unternehmenslogos reicht diese Auflösung in der Regel nicht aus, sodass diese unscharf werden. Ein No-Go für jedes Unternehmen. Solche Grafiken im EPS-Format in Word einzufügen, war lange eine passable Lösung für dieses Problem.

Bereits im April 2017 hat Microsoft jedoch per Update das Einfügen von EPS-Bildern in den gängigen Office-Anwendungen deaktiviert. Was von Nutzern zunächst als Programmfehler wahrgenommen wurde, ist beabsichtigt: Laut Microsoft sei das Risiko für bösartige Angriffe an dieser Stelle zu groß. Umgehen konnte man diese Änderung eine Zeitlang durch eine Anpassung am Registrierungsschlüssel des Programms. Doch auch diese Methode wurde inzwischen für neuere Office-Anwendungen von Microsoft deaktiviert.

Im beruflichen Alltag in der Technischen Dokumentation – und sicherlich auch in anderen beruflichen Umfeldern – führt diese Entscheidung noch heute zu erheblichen Problemen. Denn hier liegen Bestandsdokumente zu Tausenden im Word-Format mit integrierten EPS-Dateien vor, sei es als Unternehmenslogo oder technische Grafik. Im folgenden Artikel möchte ich dieses Thema daher etwas genauer betrachten und Lösungen aufzeigen.

Wie stelle ich fest, ob meine Word-Datei EPS-Dateien enthält?

Die schlechte Nachricht ist, dass Word einem weder verrät, welche Art von Bild in einem Dokument eingebunden ist, noch die Möglichkeit bietet, ein Bild im Originalzustand wieder aus dem Dokument herauszuholen. Ist ein EPS eingebunden, kann man das aber anhand folgender Kriterien feststellen:

  1. Das Vorschaubild einer Vektorgrafik (links) hat in Word eine grobe Qualität. Zum Vergleich ein Pixelbild (rechts).
EPS in Word - Word-Vorschau
  1. Wenn das Dokument als PDF gespeichert wird, werden Grafiken verzerrt und Bilder haben eine geringe Auflösung.
EPS in Word - PDF aus Word speichern
  1. Wenn das Dokument mit einem PDF-Drucker oder dem Acrobat-Plugin gedruckt wird, bleibt die Qualität der Grafik / des Bildes gut.
EPS in Word - PDF aud Word drucken

EPS-Bilder in alten Dokumenten – was nun?

An dieser Stelle die gute Nachricht: Zunächst einmal verursacht es glücklicherweise keine Probleme, Word-Dokumente mit integrierten EPS-Daten zu öffnen. Auch wenn EPS-Bilder vom Programm am Bildschirm nicht immer sauber dargestellt werden, wie der Screenshot oben zeigt, bleiben die Daten zunächst unverändert.

Word-Dokumente mit EPS-Bildern ändern

Was passiert aber, wenn Änderungen an den alten Dokumenten anstehen und daraus neue PDFs generiert werden sollen?

Gängig ist zum Beispiel das Verwenden einer Word-Vorlage mit Unternehmenslogo als EPS, mit der Briefe erstellt werden. Solange die Änderungen nur die Texte betreffen und die Bild-Daten unangetastet bleiben, sollte kein Problem entstehen – vorausgesetzt, die PDF-Erstellung erfolgt wieder mit einem PDF-Drucker oder dem Acrobat-Plugin. Die Funktion „Als PDF speichern“ kann nicht verwendet werden, da hierbei Word automatisch die integrierte EPS-Datei ins EMF-Format (Windows Enhanced Metafile) konvertiert. Die Auswirkungen sind katastrophal, wie der zweite Screenshot oben bereits zeigt.

Sollen aber neue Bilder oder Grafiken im EPS-Format ins Word-Dokument eingefügt werden, wird es komplizierter. Wie eingangs erwähnt, gibt es in älteren Programmversionen von Word die Möglichkeit, den EPS-Filter im Registrierungsschlüssel zu löschen. Dann können solche Bild-Formate wieder eingefügt werden. Bei der PDF-Erstellung gilt aber weiterhin, dass die Funktion „Als PDF speichern“ keine druckbaren Ergebnisse liefert. Zudem besteht die Gefahr, durch solche manuellen Änderungen Programmfehler hervorzurufen. Auch die Sicherheitslücke, die durch den Filter geschlossen werden sollte, bleibt bestehen.

In neueren Word-Versionen steht die Änderung des Registrierungsschlüssels nicht mehr zur Verfügung. Es gibt damit keine Möglichkeit mehr, EPS-Daten in Word einzufügen. Microsoft selbst empfiehlt für diesen Fall die Umwandlung der EPS-Bilder in EMF oder SVG (Scalable Vector Graphics) (nur mit Microsoft 365) mithilfe eines Grafikprogramms wie Adobe Illustrator oder der kostenlosen Alternative Inkscape. Je nach Komplexität der Grafik können die Ergebnisse verschiedener Grafikprogramme unterschiedlich ausfallen.

Vorsicht bei Dokumenten mit EPS- und EMF-Bildern

EPS in Word - Farbvergleich CMYK und rgb
Oben: Originales EPS (CMYK) | Mitte: EMF (RGB) von Word konvertiert | Unten: EMF (RGB) mit Grafikprogramm vor dem Einfügen in Word konvertiert

Werden in Word-Dokumenten, in denen bereits Bilder oder Grafiken im EPS-Format enthalten sind, neue EMF-Bilddaten hinzugefügt, bringt so eine Mischform neue Hürden mit sich. Denn EMF kennt nur den RGB-Farbraum. Für den Druck wird jedoch der Farbraum CMYK benötigt. Die Konvertierung vom einen in den anderen Farbraum kann zu Farbveränderungen führen – vor allem, wenn die Konvertierung nicht vorab mit einem Grafikprogramm, sondern automatisch durch Word ausgeführt wird, wie der Screenshot zeigt. Insbesondere, wenn ein und dieselbe Grafik einmal als EPS (in CMYK) und einmal als EMF (in RGB) im Dokument ist, können unerwünschte Farbunterschiede entstehen. Im Falle solcher Mischformen wird daher die Druckvorstufe sehr viel aufwändiger.

Kurz zusammengefasst:

  • Ohne EPS-Import-Filter können in Microsoft Word keine EPS-Bilddaten mehr eingefügt werden.
  • Bestehende Word-Dokumente mit integrierten EPS-Daten verursachen keine Probleme. Texte können weiter verändert und die Dokumente mit einem PDF-Drucker oder dem Acrobat-Plugin als PDF gedruckt werden.
  • Die Funktion „Als PDF speichern“ kann nicht für den hochwertigen PDF-Druck verwendet werden.
  • Als Alternative zu EPS können Grafiken (und Bilder) im EMF-Format eingefügt werden.
  • Es muss beachtet werden, dass EMF (und im Normalfall SVG) nur den RGB-Farbraum kennt. Hierdurch können Word-Dokumente mit gemischten Farbräumen entstehen, was die Druckvorstufe aufwändig macht.
Zum Autor

Harry Litz ist seit über 30 Jahren bei TANNER. Er ist ein wahrer PDF-Akrobat und der Ansprechpartner zu Fragen rund um Grafiken.
7 Responses
  1. Marco

    Bei der Umwandlung von EPS- in EMF-Daten kann es zusätzlich auch Probleme mit Maskierungen geben.
    Sind im EPS Maskierungen enthalten werden diese Grafiken in Word dann korrekt maskiert angezeigt, aber bei Ausgabe als PDF wird die Maskierung ignoriert.

    1. Harry Litz

      Hallo Marco,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Das Problem mit der Maskierung liegt meiner Erfahrung nach nicht in der Umwandlung, sondern im EMF-Format selbst begründet. Das Format interpretiert einige Dinge wie Farben, Transparenz und Maskierungen zum Teil unterschiedlich. Im Vergleich zum Post-Script-Format sind daher Abweichungen möglich. Daher sollte man das Ergebnis – auch in der Vergrößerung – genau prüfen.

      Viele Grüße
      Harry

    1. Harry Litz

      Hallo Herr Juhl,

      ein PDF ins Word einzubinden ist meiner Erfahrung nach nur eine vermeintliche Lösung. Denn es kann nur als Objekt eingebunden werden. Im Gegensatz zum EPS wird das PDF von Word nicht verarbeitet, sondern ist ein Vorschaubild der verknüpften PDF-Datei (keine Vektorgrafik). Druckt man das Word-Dokument mit dem PDF darin, dann ist das Ergebnis ein Pixelbild mit einer geringen Auflösung von höchstens 96 dpi – also genau das Gegenteil von einem druckfähigen Dokument. Hinzu kommt, dass das PDF mit nur 75 % der Originalgröße im Word angezeigt wird und manuell vergrößert werden müsste, was eine Verminderung der Auflösung auf 72 dpi zur Folge hat.

      Mein Tipp für ein PDF im Word wäre, das Bild/Grafik im PDF am Bildschirm zu vergrößern und einen Screenshot davon ins Word einzufügen. Damit wäre die Auflösung wesentlich höher. Allerdings bleibt das Ergebnis auch hier ein Pixelbild und ist keine Vektorgrafik.

      Haben Sie einen anderen Lösungsweg, um PDF im Word einzufügen, mit dem die Bild- bzw. Grafikqualität hoch bleibt?

      Viele Grüße
      Harry Litz

  2. Björn

    Hallo Herr Litz,
    leider fehlen die EPS-Grafiken auch in den von mir produzierten PDF-Dateien – auch, wenn ich das Acrobat-Plugin verwende.
    Das Worddokument wurde allerdings auch mit der aktuellen Version aus AuthorIt herausgeneriert. Vielleicht ist das das Problem?
    Eventuell haben Sie noch eine Idee, was ich versuchen könnte?
    Viele Grüße
    Björn

    1. Harry Litz

      Hallo Björn,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Wie Sie es beschreiben, scheint das Problem darin zu bestehen, dass Sie das Worddokument neu generieren. Es ist demnach keine bestehende ältere Datei mit integrierten EPS-Grafiken. Da Microsoft bereits das Einfügen von EPS in neuen Versionen deaktiviert hat, werden Ihre EPS-Grafiken gar nicht erst ins Word übernommen und können daher auch mit dem Druck über das Adobe-Plugin nicht im PDF enthalten sein. Sie könnten versuchen, die EPS-Grafiken ins EMF-Format umzuwandeln. Grafiken in diesem Format können weiterhin in Word eingefügt werden.

      Viele Grüße
      Harry Litz

      1. Björn

        Hallo Herr Litz,
        vielen Dank für Ihre Antwort! Ja, sie haben Recht. Es liegt daran, dass die Word-Datei neu generiert wurde oder dass bei älteren Word-Dateien die Grafiken nur verlinkt, aber nicht eingebettet sind. Nachträglich einbetten funktioniert mit der neuen Word-Version leider nicht.

        Viele Grüße
        Björn

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