Mythos „Manuelles Ändern des Seitenumbruchs ist notwendig“

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Ich habe viele Layouts mit dem strukturierten FrameMaker oder mit dem Arbortext Editor umgesetzt. Meine Erfahrung ist, dass ein manuelles Ändern von Seitenumbrüchen bei guten Layouts nur in seltenen Ausnahmefällen erforderlich ist.

Ich erkläre in drei Blogbeiträgen, wie ich zu dieser Ansicht komme. Dieser Beitrag erläutert, warum ich manuellem Ändern als generelle Methode für den Seitenbruch skeptisch gegenüber stehe. In zwei weiteren Blogbeiträgen zeige ich, wie man zu einem guten automatischen Seitenumbruch kommen kann.

Was ist das Ziel des manuellen Änderns?

Durch das manuelle Ändern des Seitenumbruchs soll ein optimaler Umbruch erreicht werden.

Welche Probleme tauchen beim manuellen Seitenumbruch auf?

Schwierige Zielvorgabe
Als Ziel taugt „optimaler Umbruch“ nicht, weil „optimal“ nicht messbar ist. Was manche optimal finden, stört andere. Deshalb sind klare Optimierungsziele notwendig. Die häufigsten Optimierungsziele sind:

  • leere Bereiche auf den Seiten zu vermeiden,
  • logisch zusammengehörende Blöcke nicht durch einen Seitenumbruch zu trennen.

Aber diese Optimierungsziele widersprechen sich:

  • Das Umbrechen auf maximale Füllung trennt eigentlich zusammengehörende Blöcke.
  • Das Zusammenhalten von Blöcken erzeugt Leerräume vor Seitenumbrüchen.

Für einen guten Kompromiss aus diesen beiden Optimierungszielen muss man klare Kriterien ableiten, was zusammengehalten wird und welche Leerräume tolerierbar sind, sonst wird das Vorgehen wieder subjektiv.

Subjektiv bedeutet, dass zwei Personen bei denselben Dokumenten einen unterschiedlichen Seitenumbruch erzeugen. Bei großen Dokumenten kann es sogar passieren, dass dieselbe Person bei zwei Durchläufen einen unterschiedlichen Seitenumbruch erzeugt.

Aufwand
Mir sind drei grundsätzliche Vorgehensweisen bekannt, die verwendet werden, um den Seitenumbruch zu verändern:

  1. Optimieren auf kürzere Formulierungen.
  2. Ändern der Absatzparameter, um die Texthöhe zu verringern.
  3. Einfügen von rein manuellen Seitenumbrüchen an den gewünschten Stellen.

Zu 1. Optimieren auf kürzere Formulierungen

Vorgehensweise
Optimieren auf kürzere Formulierungen bedeutet, dass durch Kürzen des Textes ein unerwünschter Seitenumbruch so verschoben wird, dass eine Seite gespart wird.

Probleme
Das Risiko beim Kürzen am Ende des Erstellungsprozesses ist, dass die Redakteure dabei Grammatikfehler einbauen, die vor der Veröffentlichung nicht mehr auffallen.

Das Risiko beim Kürzen durch Dritte ist, dass sich fachliche Detailfehler einschleichen.

Das Kürzen ist meiner Meinung nach nur möglich, wenn es die Redakteure selbst durchführen. Kürzen ist somit nur in Sprachen durchführbar, die die Redakteure sicher beherrschen. Übersetzungen zu kürzen, ist meiner Meinung nach undurchführbar.

Alternative
In der Technischen Dokumentation ist die Verständlichkeit der Texte wichtig. Meine Erfahrung zeigt, dass kürzere Formulierungen in der Regel verständlicher sind. Das bedeutet, man kann gute Texte nicht weiter kürzen.

Bewertung
Es ist meiner Meinung nach gut und richtig, bei der Textproduktion auf verständliche und kompakte Formulierungen zu achten. Solche Texte kann man später nicht kürzen, um ungünstige Seitenumbrüche zu vermeiden.

Zu 2. Absatzparameter ändern

Vorgehensweise
Man ändert Absatzabstände, Zeilenabstände, Schrifthöhe, Wortabstand oder Buchstabenbreite, um den Text zusammenzuschieben. Dies macht man so lange, bis der unerwünschte Seitenumbruch so verschoben wird, dass eine Seite gespart wird.

Probleme
Mit diesem Verfahren lassen sich Seiten sparen und Lücken vor Seitenumbrüchen vermeiden. Der Preis ist allerdings ein sehr hoher Aufwand. Je mehr Platz eingespart werden muss, desto auffälliger sind die Eingriffe. Unter Umständen entsteht durch diese Eingriffe ein uneinheitliches Layout.

Ich habe mehrfach die Erfahrung gemacht, dass ein mit viel Aufwand erkämpfter Seitengewinn nach einer kleinen redaktionellen Änderung wieder verloren ging.

Bewertung
Es ist meiner Meinung nach nicht sinnvoll, das manuelle Ändern von Absatzparametern in der Technischen Dokumentation einzusetzen. Lediglich bei kleinen Drucksachen ist der Aufwand begrenzbar.

Zu 3. Manuelle Seitenumbrüche an den gewünschten Stellen einfügen

Abgrenzung
Das manuelle Einfügen von Seitenumbrüchen greift nicht so stark in den Text ein wie das Ändern von Absatzparametern. Allerdings kann man mit diesem Verfahren keine Seiten sparen, im Gegenteil: Man verschiebt den gesamten Block auf die neue Seite.

Probleme
Das manuelle Einfügen von Seitenumbrüchen ist bei großen Dokumenten aufwändig. Es mag bei 20 Seiten noch unproblematisch sein, bei 500 Seiten ist es ein erheblicher Aufwand. Wenn die Dokumente in mehrere Sprachen publiziert werden, multipliziert sich dieser Aufwand.

Bei jeder neuen Ausgabe steht eine erneute Kontrolle des Seitenumbruchs an. Wenn die manuellen Seitenumbrüche der alten Ausgabe bestehen bleiben, ersparen sie vordergründig in der Originalsprache Arbeit. Aber durch größere Textänderungen tritt oft der Fall auf, dass die manuellen Seitenumbrüche an der falschen Stelle sitzen und wieder entfernt werden müssen.

Bewertung
Obwohl dieses Verfahren den geringsten Aufwand verursacht, darf man meines Erachtens den Aufwand bei einer großen Seitenzahl nicht unterschätzen.

Fazit

Meiner Erfahrung nach bleibt der manuelle Seitenumbruch beherrschbar, solange wenige Dokumente mit geringer Seitenzahl publiziert werden. Bei vielen Dokumenten mit hoher Seitenzahl, die noch dazu in vielen Sprachen publiziert werden, erfordert der manuelle Seitenumbruch einen hohen Aufwand. Ich bin mir nicht sicher, ob allen bewusst ist, wie viel Aufwand sie tatsächlich in den manuellen Seitenumbruch investieren.

Die Frage ist, ob es nicht besser ist, den automatischen Seitenumbruch so zu optimieren, dass man einen akzeptablen Seitenumbruch erzielt, und den eingesparten Aufwand in den Inhalt zu investieren.

Meiner Meinung nach: Ja!

Deshalb beleuchte ich in zwei weiteren Blogbeiträgen das Thema „Automatischer Seitenumbruch“. Im nächsten Artikel erläutere ich, wie Sie Texte strukturieren müssen, damit der automatische Seitenumbruch funktioniert. Im darauf folgenden Artikel stelle ich technische Mittel vor, mit denen Sie den Seitenumbruch steuern.

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