In 4 Schritten zum Produktdatenblatt

Katalogseiten vor grünem Hintergrund

Eine einfache Frage vorweg: „Was ist ein Produktdatenblatt?“

Auf den ersten Blick leicht zu beantworten, oder? Viele von uns haben eine konkrete Form, einen bestimmten Inhalt im Sinn. Zumindest eine mehr oder weniger „scharfe“ Ahnung davon. Wir finden, es lohnt sich ein zweiter Blick. Denn was uns bei TANNER als Produktdatenblatt verschiedener Branchen und Kunden vorliegt, könnte kaum heterogener sein:

  • Wir kennen Produktdatenblätter mit lediglich einer Seite, aber auch mit 150 Seiten Umfang.
  • Text und Sprache reichen von einer rein werblichen Anpreisung bis zur nüchternen Auflistung technischer Daten.
  • Layout? Mal Textwüste, mal tabellendominiert, mal aufgemacht wie eine Hochglanzbroschüre.
  • Für manche Branchen und Produkte, z. B. elektronische Bauelemente, sind die Inhalte des Datenblatts bereits standardisiert vorgegeben. In anderen Branchen hingegen herrscht in diesem Punkt nahezu Narrenfreiheit.

All dies zeigt: Es gibt nicht das Muster eines Produktdatenblatts schlechthin. Allerdings verrät allein der Name: Ein Produktdatenblatt ist keine Reklame-Beilage. Das bedeutet: Die technische Information führt vor der werblichen Präsentation. Nichts gegen eine übersichtliche Vorteilsliste – aber der Schwerpunkt liegt darauf, Produktdaten rund um den Einsatz des Produktes zu vermitteln. Das wirkt sich auf die Gestaltung, das Layout und das Angebot an Informationen aus. Für eine werbliche Präsentation sind eher ein Flyer oder eine Broschüre zuständig.

Machen wir uns also Gedanken darüber, was (gute) Produktdatenblätter eigentlich ausmacht, worin sie sich unterscheiden können – aber auch, was sie gemeinsam haben oder brauchen.

Welche Funktion erfüllt ein Produktdatenblatt?

Am Anfang steht die Überlegung: Was ist die Grundfunktion, also die vorrangige Aufgabe, die das Datenblatt erfüllen soll? Dabei ist die Ausrichtung an den Bedürfnissen des Nutzers kaum zu überschätzen! Nicht selten herrscht die ungeschriebene Annahme, alles Mögliche an Produktdaten müsse „reingepackt“ werden. Dabei ist gerade das Aussortieren von Informationen sehr wichtig.

Die häufigste Grundfunktion ist eine Art „Auswahlbestätigung“: Der Nutzer soll sich anhand detaillierter Produktmerkmale vergewissern, dass er das zu seiner Anwendung passende Produkt vor sich sieht. Aber je nach Branche gibt es durchaus verschiedene Aufgaben und damit Inhalte: In der Baubranche z. B. kann das Datenblatt vorab Montage-Informationen oder Anwendungsbeispiele liefern. Denn eine einfache oder spezielle Montage kann ein entscheidender Grund sein, sich genau für dieses Produkt zu entscheiden! In der chemischen Industrie wiederum dient ein Datenblatt oft zur Deklaration eines Produkts – also zum Nachweis z. B. von (vorgeschriebenen) Inhaltsstoffen, einer Normerfüllung oder anderer Zertifikate.

Legen Sie also zunächst fest, welche Grundfunktion Ihr Datenblatt konkret erfüllen soll. Das schärft den Blick dafür, welche Daten aus Sicht des Nutzers erforderlich sind und welche nicht. Sprechen Sie auch über den Grad der Detaillierung, mit dem Sie Produktdaten zur Verfügung stellen. Weniger kann hier mehr sein – der Übersichtlichkeit wegen.

Was gehört in ein Produktdatenblatt hinein?

Nochmals zum Thema „Auswahlbestätigung“: In diesem Fall sollten wir den Nutzer nicht nur abholen. Wir müssen ihn auch zum erfolgreichen Abschluss der Auswahl führen, sprich: zur Bestellung. Hier funktioniert das Datenblatt wie ein kleiner Katalog: Neben den üblichen technischen Daten sind auch die Bestelldaten (Beispiele: Artikelnummer/Typenschlüssel) sinnvoll.  Auch die technische Grafik spielt im Datenblatt eine wichtige Rolle. Viele Produktdatenblätter sind mit Maßgrafiken, Explosionszeichnungen, Diagrammen, Kennlinien etc. gefüllt. Greift man dafür auf die Original-Daten von Lieferanten zurück, ist es wichtig, auf einen hochwertigen und vor allem einheitlichen Standard zu achten! Kaum etwas ist für einen Nutzer ärgerlicher als unleserliche, unvollständige und in Bemaßung oder Darstellung voneinander abweichende Grafiken.

Praktische Nutzung im Alltag

Und nicht zuletzt müssen wir für die Gestaltung auch die praktische Nutzung des Datenblatts im Alltag beachten. Ein Datenblatt wird in der Regel zum raschen, gezielten Nachschlagen bestimmter Produktdaten genutzt. Der Nutzer kopiert oft nur eine einzelne Seite oder einen Ausschnitt eines Datenblatts. Nicht immer ist das Datenblatt vollständig vorhanden oder nötig – denken Sie an seine Verwendung in Loseblattsammlungen. Daher sollten neben Produktdaten Kriterien die Gestaltung bestimmen, die einem schnellen oder partiellen Austausch von Datenblättern Rechnung tragen. Beispielsweise die Angabe der Gesamtseitenzahl in der Paginierung. Die Kopierfähigkeit durch reduzierten Farbeinsatz. Navigationselemente. Eine „klare“ Lesbarkeit, z. B. durch einen ausgewogenen Schriftenmix.

Um ein Datenblatt sinnvoll zu füllen, sind zusammengefasst folgende Schritte empfehlenswert:

  1. Grundfunktion bestimmen.
  2. Inhalte festlegen – und auch ausschließen.
  3. Einheitlichen Detaillierungsgrad definieren.
  4. Regeln für Inhalt und Layout erstellen.

Regeln für Inhalt und Layout

Klarheit muss allerdings nicht nur über den Inhalt des Datenblatts herrschen. Denn der Inhalt wird meist aus mehreren Quellen zusammengeführt und das Datenblatt anschließend generiert. Grafiken, technische Daten, Ausschreibungs- und Produkttexte, SAP-/Bestellnummern – Beispiele für möglicherweise unterschiedliche Quellen, Aktualität oder sogar verantwortliche Ansprechpartner. Eine Publikationsstrecke kann nur funktionieren, wenn Inhalte und Layout frühzeitig und genau definiert sind. Für die Inhalte gilt z. B.: Wer prüft ihre Aktualität/Korrektheit und gibt sie frei? Welche (Zeichen-) Länge dürfen z. B. Titel, Kurzbeschreibung haben? Welche Systeme liefern die Daten – in welchem Format?

Aber auch das Layout muss geregelt sein. Titel, Tabellenlayout, Kopf- und Fußzeile, Grafiken, ggf. mit Legende: Da alles automatisiert ablaufen soll, sind solche Elemente und ihre Formate im Vorfeld möglichst genau zu definieren. Denn ein Datenblatt ist in den meisten Unternehmen ein für den Nutzer wichtiger, aber kostenloser Mehrwert, der entsprechend günstig (sprich: automatisiert) erstellt werden sollte. Da sollte ein Rädchen ins andere greifen. Später festgestellte Reibflächen kosten Zeit und Nerven. Auf der anderen Seite ist ein gutes Datenblatt – ebenso sauber aufgebaut wie generiert – durchaus ein Aushängeschild des Unternehmens. „Die kümmern sich um eine zusätzliche und übersichtliche Produktinformation!“ Ein solcher Eindruck beim Nutzer verstärkt sein Interesse an den Produkten und Leistungen des Unternehmens.

Bildquellen

  • Produktdatenblätter: shutterstock: Liga Alksne
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