Dokumentation mit Sharepoint

In der Industrie und im Mittelstand ist SharePoint seit Jahren auf dem Vormarsch: Über 125 Millionen Lizenzen hat Microsoft nach eigenen Angaben für die Software-Plattform für Businessanwendungen bereits verkauft. Auch im Bereich Technische Dokumentation nutzen viele Unternehmen das Dokumenten-Managementsystem; seine Funktionalitäten rund um die Informationserstellung und -verteilung (Integration der MS-Office-Produkte, Datenablage, Klassifikation, Versionierung, Zusammenarbeit und Verteilung verschiedener Versionen von Dokumenten) leisten hier wertvolle Dienste.

Bei bestimmten Aufgaben im redaktionellen Umfeld stößt die Microsoft-Lösung allerdings an ihre Grenzen – beispielsweise dann, wenn es um die Wiederverwendung bestimmter Module, die Erstellung und Verwaltung von Inhaltsvarianten oder eine Publikation der Inhalte in unterschiedliche Medien geht. Grund genug für die IT-Spezialisten der TANNER AG, hier nach einer Lösung zu suchen: „Das Ziel lautete, SharePoint soweit zu optimieren, dass es die Grundfunktionalitäten einer zeitgemäßen redaktionellen Umgebung bietet“, erläutert Alexander Witzigmann, Chief Technology Officer (CTO) bei TANNER.

Gewohnte Funktionen weiterhin nutzbar

„Im Standard bietet SharePoint keine Funktionen, um einfach und effektiv mit redaktionellen XML-Inhalten umzugehen und diese mit XML-Editoren wie PTC ArborText Editor, JustSystems XMetaL oder Adobe FrameMaker zu bearbeiten – analog zu der Arbeit in MS Word, aber ohne dessen spezifische Einschränkungen.“

Die Übersicht auf Seite 2 zeigt die umgesetzten wesentlichen Ergänzungen im Vergleich zur Standard-Version: Die erstellten Inhalte sind im Ergebnis normale Objekte in MS SharePoint und können über dessen gängige Mechanismen weiterverarbeitet werden. Der Anwender kann also gewohnte Funktionen von MS SharePoint wie die Etablierung von workflow-unterstützenden Arbeiten, Funktionen zur Zusammenarbeit zwischen Redakteuren und Mitarbeitern anderer Abteilungen oder die personalisierte Zusammenstellung der Arbeitsumgebung und Sichten auf die Inhalte weiterhin ganz einfach nutzen.

Zusätzlich profitiert er von den spezifischen Funktionen einer XML-basierten Redaktionsumgebung, also beispielsweise der Kennzeichnung von Abschnitten mit spezifischen Gültigkeiten, kontrolliertem und standardisiertem Schreiben, der Publikation von Inhalten in unterschiedlichen Formaten und Medien oder einer kostenoptimierten Übersetzung.

„Getuntes“ SharePoint kommt bestens an

Bei den Kunden kommt das von TANNER „getunte“ SharePoint bestens an. Im Vergleich zu einem ausgereiften Redaktionssystem ist der Funktionsumfang zwar reduziert, doch für viele Redaktionen stelle genau das einen Vorteil dar, so Witzigmann: „Für bestimmte Anwendungen werden herkömmliche, XML-basierte Redaktionssysteme von den Nutzern als zu komplex empfunden. Oftmals sind ein entsprechender Wissenshintergrund oder langjährige Erfahrung nötig, um die Vielzahl an Funktionen und Funktionsvarianten zielführend nutzen zu können. Der reduzierte Funktionsumfang, den unsere Lösung hier bietet, ist in vielen Szenarien ausreichend.“

Argumente für den Einsatz einer derartigen Lösung können sein:

• Die erstellten Inhalte können für klassische Medien ebenso wie für neue Anwendungsfälle flexibel genutzt werden.
• Der Aufwand für die Erstellung und Pflege der Inhalte wird durch einfache Wiederverwendung und automatisierte Modularisierung reduziert.
• Unterschiedliche Anwendergruppen können durch die Wiederverwendung gewohnter Arbeitsweisen und Tools einfach integriert werden.
• Strukturvorgaben und deren Prüfung ermöglichen eine verbesserte Unterstützung bei der Erstellung durchgängiger Inhalte (beispielhafte Inhalte als Best-Practices).
• Bereits im Unternehmen vorhandene Fähigkeiten in der Konfiguration und Anpassung von MS SharePoint und dessen Betrieb können genutzt werden.