Aesculap AG | Medizintechnik

Enorme Kostenreduktion und Datenqualität dank sicherem Übersetzungsmanagement

Die Aesculap AG stellt Produkte für die Medizintechnik her. Bereits 2011 kam die B.Braun-Tochter auf TANNER zu. Der Wunsch: Den Übersetzungsprozess effizienter machen, um damit Zeit und Kosten zu sparen. Gemeinsam entschied man sich damals für die Einführung des Redaktionssystems „Astoria“ und für ein ausgereiftes Translation Management, das die komplexen Anforderungen an die Übersetzungsprozesse zuverlässig erfüllt. 2023 dauert die Partnerschaft an und das Übersetzungsmanagement ist effizienter als je zuvor – dank der Intelligenz des seit 2021 eingesetzten Aqrate-Systems.

Standardisiert. Flexibel. Zukunftssicher.

Seit 1992 arbeiten Aesculap und TANNER im Bereich Technische Dokumentation zusammen. Im Jahr 2011 stemmten beide Unternehmen mit der Überarbeitung des Übersetzungsprozesses von Gebrauchsanweisungen gemeinsam ein Großprojekt. Dessen Ziel war es, den Produkten eine Gebrauchsanweisung mit einer marktbezogenen Sprachkombination beizulegen – in Deutschland erstellt und zu reduzierten Druckkosten. Der konkrete Aufwand: Rund 420 vorhandene Dokumente, circa 300 sind jährlich zu revidieren und 50 kommen im Schnitt pro Geschäftsjahr neu hinzu. Alle Dokumente sollen in 13 bzw. 14 Sprachen verfügbar sein.

Die Lösung bestand in der Einführung des Content-Management-Systems „Astoria“, um den gestiegenen Redaktionsaufwand effizienter zu bewältigen, und in der Implementierung des TANNER Translation Managements (TTM) für den automatisierten Austausch der zu übersetzenden Textbausteine mit dem Übersetzungsdienstleister. 2021 entschied Aesculap, die Anzahl der Sprachen auf 25 zu erhöhen. Somit kam mit dem Aqrate-System ein Tool hinzu, mit dem die Kosten für Übersetzungen weiter stark gesenkt und deren Qualität gleichzeitig enorm erhöht wurden. „Aufgrund von schärferen EU-Vorgaben müssen wir die Sprachen der IFU (Gebrauchsanweisung) und Begleitinformationen erweitern und dabei kosteneffizient bleiben, gleichzeitig aber auch die Datenqualität sicherstellen“, sagt Michael Wurster, der für das Labeling und die Technische Redaktion bei Aesculap zuständig ist.

Mit Aqrate den Word Count optimieren

Verschiedene CAT-Tools kommen beim Zählen der Wörter desselben Textes durch unterschiedliche Algorithmen, Einstellungen und Anwendungsarten zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen, insbesondere wenn Repetitionen vorhanden sind. Auf einen niedrigen Wortpreis zu setzen, um Übersetzungskosten zu senken, hat daher oft nicht den erhofften Effekt. Mithilfe von Aqrate setzt TANNER für Aesculap daher an einer anderen Stelle an: die Reduktion der zu übersetzenden Wörter durch einen optimieren Word Count.

Dabei zielt die Systematik von Tanner aber nicht einfach nur darauf ab, die zu übersetzenden Wörter zu reduzieren und dadurch zu sparen. Die Qualität der Übersetzung zu erhöhen, steht ebenso im Fokus. Beides wird erreicht durch die Trennung der Textanalyse von der Übersetzung und durch die Optimierung des Word Counts im Sinne des Kunden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die wirklich zu übersetzenden Wörter und damit ein festgelegter Word Count an den Übersetzer gehen. Das wiederum führt zu transparenten Kostenvoranschlägen und erleichtert den potenziellen Wechsel von Übersetzungsdienstleistern.

Durch zusätzliche Optimierungen im teilautomatisierten Prozess werden neu auch Kleinstaufträge, welche zu Mindestpauschalen verrechnet würden, zusammengefasst. Dadurch können immer mehr Mindestpauschalen verhindert werden.

„Durch den Einsatz eines Redaktionssystems und Translation Managements konnten wir den Übersetzungsprozess von Aesculap bereits stark optimieren. Trotzdem arbeiten wir kontinuierlich daran, gute Prozesse noch besser zu machen“, sagt Tomislav Matievic, TANNER AG. „Durch den Einsatz des Aqrate-Systems konnten wir die Übersetzungskosten für Aesculap noch einmal um knapp 40 % reduzieren. Und das, ohne dass der Kunde in neue Systeme investieren oder diese zusätzlich pflegen muss.“

„Die Einsparungen konnten, dank den optimierten Prozessen von TANNER und Aqrate, auf verschiedensten Ebenen erreicht werden“, sagt Micheal Wurster, Head of Labeling & Data Management. „So konnte durch Optimierung der Wortzählung und der Translation Memories ein Löwenanteil der Einsparung erreicht werden. Aber auch durch zusätzliche Optimierungen bei den Kleinstaufträgen und des Lektorats wurden weitere Kostensenkungen erreicht.“

Die Tabelle zeigt die prozentualen Einsparungen, welche in den ersten 24 Monaten erreicht wurden. Die gute Nachricht ist, dass es noch weitere Möglichkeiten gibt, die in den folgenden Projekten realisiert werden.

Tools

  • XML-Redaktionssysteme (Astoria bis 2023 / TIM-RS seit 2023)
  • Aqrate-System
  • CAT-Tools (u. a. MemoQ, Trados)
  • Congree
Wir beraten Sie in allen Fragen rund um Ihre Technische Dokumentation.