In der letzten Ausgabe des TANNER-Kundenmagazins ABZ ist ein Beitrag von mir zum Thema Beschreibungen erschienen. Für das Erstellen von anleitenden Informationen stehen Technischen Redakteuren seit Langem mehr oder weniger umfangreiche Regelwerke zur Verfügung; Regeln für beschreibende Informationen sind im Gegensatz dazu eher dünn gesät. Dabei gibt es bei Beschreibungen ungleich mehr Freiheitsgrade, Informationen zu vermitteln. In diesem Artikel habe ich Ihnen sieben Tipps zusammengestellt, wie mit geringem Aufwand systematische Verbesserungen möglich sind.
Folgender Satz steht mittlerweile – teils in Varianten – in unzähligen Anleitungen:
„Dieses Gerät ist nicht dafür bestimmt, durch Personen (einschließlich Kinder) mit eingeschränkten physischen, sensorischen oder geistigen Fähigkeiten oder mangels Erfahrung und/oder mangels Wissen benutzt zu werden, es sei denn, sie werden durch eine für ihre Sicherheit zuständige Person beaufsichtigt oder erhielten von ihr Anweisungen, wie das Gerät zu benutzen ist.“
Sieben einfache Regeln
Gekämpft, gehofft – und doch verloren. Wer über Formulierungen dieser Art nur stolpert und sich nicht vollends im roten Faden verstrickt, hat Glück gehabt. Hier sieben Regeln, wie Sie solche Sätze vermeiden können.
- Lange Sätze vermeiden
Was ist hier schief gelaufen? Zunächst: 50 Wörter, 320 Zeichen ohne Leerzeichen. Zu lang. Punkt. Um die fünfzehn Wörter sind in der Regel beherrschbar; gut strukturierte Sätze dürfen durchaus auch mal länger werden. Der Satz enthält vier Kommas, aber keine Aufzählungen. Zu einer Kernaussage werden Erklärungen und Einschränkungen gleich „mitgeliefert“. „Eine Aussage pro Satz!“ ist hier die Regel, die sich anbietet.
- Sätze sauber (linear) strukturieren
Aufgrund der Länge des Satzes und der unterschiedlichen Informationen leidet auch die Struktur. So steht zwischen „… durch Personen … benutzt zu werden, …“ ein Einschub mit sechzehn Wörtern.
- Bindewörter hinterfragen
Der Satz enthält zu viele Aneinanderreihungen mit „oder“, wobei die Formulierung „oder mangels Wissen“ sogar augenscheinlich falsch ist, da es offensichtlich um „Personen mit mangelndem/unzureichenden Wissen“ geht.
- Eindeutig und präzise formulieren
Die Aussage des Satzes ist nicht hinreichend konkret: So bleibt dem Besitzer des Geräts überlassen, welche Informationen er vermittelt als „Anweisungen, wie das Gerät zu bedienen ist“. Auch die „eingeschränkten (…) Fähigkeiten“ sind schwammig formuliert. Ebenso müsste man raten, wann die „Erfahrung“ ausreicht und wann nicht. Entsprechend ist der Rat hier, grundsätzlich zu hinterfragen, ob die Aussagen hinreichend präzise sind und befolgt werden können.
- Positiv formulieren
Eine Verneinung leitet den Satz ein. Statt einfach und direkt zu formulieren, wofür das Gerät bestimmt ist, wird offensichtlich erklärt, wofür es NICHT gedacht ist. Erschwerend kommt hinzu, dass die Verneinung im Satz wieder zurückgenommen wird mit „… es sei denn …“. Die Empfehlung lautet hier, Verneinungen zu vermeiden, insbesondere doppelte Verneinungen in allen Varianten in der Art von „Ungeeignete Maßnahmen zur Brandbekämpfung vermeiden.“
- Möglichkeitsform vermeiden
Die Verwendung der Möglichkeitsform „es sei denn“, „erhielten“ ist heutzutage unüblich/ungebräuchlich geworden. Die meisten Beschreibungen kommen ohne den Konjunktiv aus.
- Aktiv formulieren
Der Satz enthält zudem eine Anzahl Passiv-Formulierungen („benutzt werden“, „beaufsichtigt werden“). Wenngleich Passiv in beschreibenden Texten nicht pauschal verdammt werden sollte und sich im Einzelfall sogar aufdrängt, bleiben die negativen Merkmale des Passivs mit Bezug auf die Verständlichkeit bestehen. Hier sollte zumindest geprüft werden, ob die Aussage nicht im Aktiv möglich wäre.
Was tun?!
Bei der Überarbeitung käme man z. B. zu folgender Lösung:
„Folgende Personen dürfen das Gerät nur verwenden, wenn sie entweder durch eine Person beaufsichtigt werden, die für ihre Sicherheit zuständig ist, oder von dieser Person Anweisungen erhalten haben, wie man das Gerät benutzt:
- Personen mit eingeschränkten physischen, sensorischen oder geistigen Fähigkeiten
- Personen, denen Wissen und/oder Erfahrung zur Benutzung des Geräts fehlt
- Kinder (unter 14 Jahren).„
Die relevante Information – es geht darum, welche Personen das Gerät bedienen dürfen – findet sich ganz zu Anfang des Satzes, sodass Leser rasch orientiert sind. Sie erhalten einen Kontext zur Einordnung der weiteren Informationen. Die Zielgruppen werden als Liste an die einführende Information angehängt. Das hat den Vorteil, dass die Informationen vor dem ersten Listenpunkt abgeschlossen sind und optisch deutlich wird, dass zwischen drei relevanten Zielgruppen unterschieden wird. Das Passiv wurde nicht durch Aktiv abgelöst, da es in diesem Zusammenhang stimmig ist.
Hinterfragen Sie losgelöst vom Tagesgeschäft Bestehendes und identifizieren Sie die Optimierungspotenziale an den eigenen Texten – es lohnt sich! Auch wenn eine Überarbeitung häufig nicht sinnvoll ist, sind diese Erkenntnisse wertvoll für zukünftig zu erstellende Informationen.