Stellen Sie sich vor, Sie führen ein brandneues Redaktionssystem in Ihrer Technischen Dokumentation ein – und verzichten einfach auf die Migration alter Bestandsdaten. Sie entscheiden sich also für einen kompromisslosen, sauberen Neustart für Ihren Content und Ihre Redaktions- und Publishing-Prozesse. Und Sie entscheiden sich gegen eine nervenaufreibende Datenmigration, bei der Sie vorher kaum wissen, wie viel Zeit, Aufwand und Geld Sie der Spaß am Ende kosten wird.
Vielleicht seufzen Sie bei dieser Vorstellung sehnsüchtig und gleichsam wohl wissend, dass dieses Szenario in Wirklichkeit meist ein Wunschtraum ist. Immerhin ziehen Sie ja auch nicht in eine neue Wohnung, ohne Ihr Hab und Gut mitzunehmen. Doch wie ein alter Schrank, der nicht ins neue Schlafzimmer passt, können Altdaten zum knirschenden Sand im Getriebe eines glänzenden neuen Redaktionssystems werden.
Neustart ohne Datenmigration
Lassen Sie uns diesem Traum kurz folgen. Für manche Unternehmen ist er schließlich eine Option. Welche Konsequenzen hätte es, keine Bestandsdaten zu migrieren, sondern mit dem neuen Redaktionssystem einen kompletten Neustart zu wagen?
Das Gute daran wäre auf jeden Fall, dass alle Inhalte im neuen Redaktionssystem dessen Vorgaben und Regelungen entsprechen. Damit ist auch die hohe Qualität der Inhalte sichergestellt. Es gibt darüber hinaus keinen weiteren Aufwand, um alte Daten für das neue System aufzubereiten.
Eine Konsequenz wäre allerdings, dass diese alten Daten in den alten Systemen und Tools verbleiben müssten. Denn sie zu löschen, würde bedeuten, getätigte Investitionen einfach wegzuwerfen. In der Regel sind Bestandsdaten aber weiterhin von Wert und Nutzen. Die Frage ist, ob es wirklich wirtschaftlich ist, mehrere Systeme u. U. jahrelang parallel laufen zu lassen. Und was passiert, wenn z. B. der IT-Support für die älteren Tools eingestellt wird!?
Eine weitere Konsequenz träfe die technischen Redakteurinnen und Redakteure unmittelbar: Nun gibt es zwar vielleicht einen optimierten Redaktionsprozess, jedoch fehlt im System der alte Content, auf den üblicherweise zurückgegriffen wird, wenn neue Produkte beschrieben oder bestehende Informationen aktualisiert werden. Der neue Prozess wäre in dieser Form nicht effizient, sondern würde hohe Kosten und Aufwände verursachen, wenn mit der Content-Produktion wieder bei null begonnen würde oder alte Daten manuell migriert werden müssten.
Und wie steht es um die Bereitstellung von relevantem Content? Relevant sind in der Praxis natürlich nicht nur Informationen über neue Produkte, sondern auch die Daten von bestehenden aktuellen Produkten. So alt ist „alter Content“ also gar nicht, wie es auf den ersten Blick vielleicht scheint.
Lösung: Gesteuerte Datenmigration
Bei der Einführung eines neuen Redaktionssystems muss die Entscheidung für oder gegen eine Datenmigration getroffen werden. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile. Fällt die Entscheidung etwa gegen die Migration, braucht es einen Plan, wie mit den daraus resultierenden Einschränkungen umgegangen wird. Beispielsweise könnten alte Daten als PDFs im Content Delivery System zur Verfügung stehen.
Fällt die Entscheidung für die Migration, braucht es natürlich ebenfalls einen Plan, damit das Projekt nicht zur unüberschaubaren Kostenfalle wird. Aus meiner langjährigen Erfahrung mit vielen verschiedenen Datenmigrationsprojekten braucht es eine „gemanagte“ Form der Migration. Dann ist das Ganze nicht nur machbar, sondern bleibt auch wirtschaftlich sinnvoll.
Webinar: Der Schlüssel zur erfolgreichen Datenmigration
Wenn Sie wissen möchten, wie man mit einem vorhersehbaren und gesteuerten Migrationsprozess ans Ziel kommt, empfehle ich Ihnen, die Aufzeichnung unseres Webinars „Der Schlüssel zur erfolgreichen Datenmigration“ anzuschauen. Regina Hellerich und Werner Schneider, beide in der Technischen Redaktion mit Migrationsprojekten beschäftigt, erklären darin ganz detailliert und am Praxisbeispiel, wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.