Mit docuglobe bin ich zum ersten Mal vor sieben Jahren in Berührung gekommen. Über die Zeit habe ich immer wieder mal kundenspezifische Word-DOTs in diesem Redaktionssystem eingebunden. Als ich im Januar eine erkrankte Kollegin vertreten habe, arbeitete ich dann auch redaktionell mit docuglobe. Dabei lernte ich, dass die redaktionellen Inhalte nicht auf Dokumentebene, sondern auf Modulebene erfasst werden. Dokumente, wie zum Beispiel Anleitungen, werden in kleine Module zerteilt. Diese Module können dann unabhängig voneinander in anderen Dokumenten wiederverwendet werden. Durch Funktionsleisten und Kontextmenüs lässt sich docuglobe intuitiv bedienen.
Module lassen sich mit docuglobe thematisch oder produktspezifisch ablegen. Metadaten unterstützen die Wiederverwendung bereits erstellter Informationen. Jedes Modul verfügt über einen Änderungsnachweis, der einen schnellen Überblick über bisherige Änderungen liefert. Um eine sinnvolle Modulstruktur in docuglobe zu gewährleisten, bedarf es einer guten konzeptionellen Vorbereitung. So muss genau festgelegt werden, welche Inhalte ein Modul umfasst, damit es später möglichst vielseitig einsetzbar ist.
Zur Dokumentmodularisierung gibt es übrigens einen interessanten ABZ-Artikel zum Nachlesen. Dieser ist das Abstract eines Vortrags meines Kollegen Jürgen Schnurr, der zum Thema Dokumentmodularisierung auf der tekom-Jahrestagung 2014 referierte.
Intuitivität erfordert Disziplin
Im Gegensatz zu XML-basierten Redaktionssystemen hat man in docuglobe große strukturelle Freiheiten. Das erfordert jedoch auch viel Disziplin. Ich muss mir schon bei der Erstellung neuer Inhalte Gedanken machen, welche Module ich erstellen möchte, ob ich diese in Topics oder einfach als Textbausteine organisiere oder wie ich neue Inhalte in meine Struktur einbauen kann. Entsprechend allgemein sollten zum Beispiel die Angaben zur Produktbenennung sein, wenn nicht mit Textvariablen gearbeitet wird.
Ändert sich in einem bestehenden Modul der Inhalt, muss man genau prüfen, ob die Änderung für alle aktiven Dokumente zutrifft, in denen das Modul verwendet wird. Wenn nicht, müssen Varianten erstellt werden. Je mehr Varianten es zu einem Inhalt gibt, desto mehr Übersetzungskosten fallen an und umso weiter entfernt man sich vom Vorteil des modularen Erstellens.
Aufmerksamkeit bei der Übersetzung!
Der Übersetzungsprozess in docuglobe ist im Grunde genommen ein Kinderspiel – Sprachen anlegen, deutsches Original für die jeweilige Sprache auschecken und nach Erhalt der Übersetzung wieder einchecken – fertig. Aber auch hier ist Vorsicht geboten.
Kompliziert wird es dann, wenn bereits übersetzte Dokumente überarbeitet werden. Ich hatte den Fall, dass das Delta zwischen deutschem Original und den dazugehörigen Fremdsprachen übersetzt werden sollte. Einmal ausgecheckt, werden die Fremdsprachen mit dem deutschen Inhalt überschrieben und der ursprüngliche Inhalt ist nicht mehr vorhanden. Leider wurde der Übersetzungsauftrag gestoppt und es gab keine übersetzten Dokumente zum Wieder-Einchecken, weshalb ich den ursprünglichen Übersetzungsstatus manuell wiederherstellen musste.
Das Redaktionssystem docuglobe vereint die Vorteile eines Redaktionssystems mit der vertrauten Umgebung von MS Word. Anleitungen lassen sich modular aufbauen und die Module lassen sich vielseitig wiederverwenden. Die Organisation der Inhalte ist übersichtlich und die Erstellung mit Word quasi jedem vertraut. Aufgrund der strukturellen Freiheiten ist sauberes und gut strukturiertes Arbeiten unerlässlich.