Technische Lösungen für die digitale Dokumentation

Die Digitalisierung der Technischen Dokumentation ist in aller Munde. Gerade im Maschinen- und Anlagenbau ist der Bedarf an digitaler statt gedruckter Doku groß, aber eben auch der Wunsch nach einer schnellen, pragmatischen Lösung. Im folgenden Artikel möchte ich daher einmal darlegen, was „digital“ im Zusammenhang mit Anleitungen eigentlich bedeutet und wie technische Lösungen aussehen können.

PDF-Lösung

Das PDF ist oft der erste Schritt, um Informationen digital zur Verfügung zu stellen – und eine praktikable Lösung, wenn das Budget klein ist und/oder das Unternehmen selbst über keinen eigenen IT-Support verfügt. Auch wenn die Digitalisierung aus der Abteilung der Technischen Dokumentation heraus vorangetrieben wird, ist es gerade zu Beginn oft einfacher, wenn nicht weitere Abteilungen wie Marketing und IT involviert werden müssen, um erste digitale Lösungen für die Anwender zu schaffen.

So könnte zum Beispiel ein Hersteller von Maschinenkomponenten die Betriebsanleitung, Montageanleitung, Installationsanleitung etc. jeweils als ein PDF auf einem USB-Stick speichern und damit, statt auf Papier, ausliefern.

Unübersichtlichkeit durch eine hohe Anzahl an PDFs oder der Wunsch nach einer besseren Usability bringen uns zur nächsten Lösung für digitale Dokumentation.

HTML-Navigation

Diese Lösung basiert weiterhin auf dem PDF. Sie ist daher immer noch sehr gut für Unternehmen ohne eigene IT geeignet und mit kleinem Budget realisierbar. Eine HTML-Lösung vereinfacht das Finden der richtigen Nutzerinformationen in zahlreichen PDFs, da der Zugriff auf diese Informationen durch eine HTML-Navigation unterstützt wird.

Die Verteilung der Informationen erfolgt immer noch klassisch (z. B. über einen USB-Stick oder per Download), die Usability für den Anwender wird aber stark erhöht durch eine Navigation, Filtermöglichkeiten und eine Volltextsuche. Die Dokumentation kann produkt- oder auftragsspezifisch sein.

Besteht der Wunsch, noch besser auf die Bedürfnisse des Anwenders einzugehen – z. B. mit kontextbezogenem Zugang und Navigationsmöglichkeiten oder durch optimale Anpassung an die Umgebungsbedingungen des Anwenders – reicht eine PDF-basierte Lösung nicht mehr aus. Es braucht dann eine Lösung für eine durchgängige Digitalisierung, wie sie Apps und Webportale ermöglichen.

Statische Web-Apps und Webportale

Eigens programmierte Anwendungen und Webportale sind für die digitale Dokumentation eine optimale Lösung, um Content sehr flexibel bereitzustellen – je nach Gerät, angepasst an verschiedene Arbeitsbedingungen, Aufgabenstellungen, Nutzerqualifikationen etc. Aus IT-Sicht gibt es hier die statische und die dynamische Lösung.

Statisch bedeutet, dass für jede Seite der Content und das Design geschrieben werden. Jede Seite und Unterseite ist damit ein physisches File in einem Dateisystem. Die Inhalte sind für alle User gleich und Änderungen sind aufwändiger. Voraussetzung für die Lösung in Form von statischen Apps oder Webseiten ist, dass Inhalte als HTML zur Verfügung gestellt werden. Das heißt, es muss Zugang zu den Quelldaten bestehen. Informationen von Zulieferern können da schon einmal problematisch sein, weil diese oft nur als PDFs vorhanden sind. Solche Daten müssen aufbereitet werden.

 IT-seitig ist diese Lösung noch recht einfach umzusetzen (vergleichbar mit der HTML-Lösung). Das Budget muss hingegen größer ausfallen, da anspruchsvollere Konfigurationsaufgaben bestehen, um die Inhalte aufzubereiten. Die anfallenden Aufgaben können noch immer gut innerhalb der Abteilung der Technischen Dokumentation gelöst werden, eine unternehmensinterne IT ist nicht nötig. Für eine Umsetzung im Corporate Design ist ein Design Manual oder die Abstimmung mit dem Unternehmensmarketing allerdings von Vorteil.

Gegenüber der dynamischen Variante hat die statische Lösung einige Nachteile:

  • Es gibt keine produkt- oder auftragsübergreifende Navigation.
  • Der Einsatz von Tools mit künstlicher Intelligenz lohnt sich erst ab einem bestimmten Datenumfang.
  • Die Informationslogistik kann schwierig sein. Die Aktualisierbarkeit ähnelt der PDF-Lösung.

Dynamische Apps und Webportale

Geht man noch einen Schritt weiter, ist man bei der Lösung mit dem höchsten Digitalisierungsgrad angekommen. Im Gegensatz zu statischen Apps und Webseiten werden dynamische im laufenden Prozess mithilfe von serverseitigen Technologien generiert. Der Content für die Seiten wird dabei üblicherweise aus einer oder mehreren Datenbanken extrahiert. Änderungen sind somit schnell und einfach machbar. Die Inhalte können nutzer- bzw. kontextspezifisch ausgespielt werden, so kann auf den persönlichen Bedarf der Nutzer eingegangen werden.

Dynamische Anwendungen können produkt- und auftragsübergreifend alle verfügbaren Informationen bereitstellen. Auch der Einsatz von KI-Technologie lohnt sich häufig aufgrund der Datenmengen. Die Usability für den Anwender ist sehr gut, denn Informationen

  • werden schnell gefunden
  • sind gut erfassbar dargestellt
  • sind kontextspezifisch und immer aktuell

Zusätzlich zur Technischen Dokumentation müssen in der Regel weitere Abteilungen im Unternehmen einbezogen werden. Es bedarf einer IT-Infrastruktur, da Server bereitgestellt werden müssen und die Datensicherheit gewährleistet werden muss. Zugriffsrechte, Back-ups und Updates müssen ebenfalls IT-seitig gepflegt werden. Ratsam ist auch die Integration des Marketings, um SEO-relevante und brandbezogene Themen zu klären.

Alexander Witzigmann ist seit Beginn des Jahrtausends bei TANNER und bekleidet aktuell die Position des Chief Technology Officer (CTO). Als solcher trägt er dazu bei, dass aus Technik echte Mehrwerte für die Kunden von TANNER entstehen. Das heißt, er hilft Kunden, die beinahe unüberschaubare Vielfalt an IT so einzuordnen und zu nutzen, dass daraus einfache und machbare Unterstützung für die Herausforderungen der Zukunft entsteht.