Berufsbild

Max Rieckmann

Dokumentenmanager

Foto: Max Rieckmann

Was sind deine Aufgaben als Dokumentenmanager bei TANNER?

Die übliche Beschreibung lautet meist „Zusammenstellung von projektspezifischen Dokumentationen“. Was nach einem Einkaufsbummel im Supermarkt klingt, ist oft viel komplexer und nicht immer geradlinig. Unsere Auftraggebenden bauen technische Anlagen auf Projektbasis. Jedes Projekt kann aus einer oder über 100 Anlagen bestehen. Abgestimmt auf das jeweilige Projekt und die darin definierten Vorgaben des Endnutzers ist es meine Aufgabe, aus der bestehenden Dokumentenlandschaft aktuelle und zutreffende Unterlagen zusammenzustellen.

Da diese Unterlagen nicht immer griffbereit zur Verfügung stehen, erfordert die Aufgabe auch einiges an Recherche in Ablagesystemen, in Gesprächen mit zuständigen Ingenieuren, Projektmanagern, verschiedenen Produktionsstandorten und oft auch Zulieferern. Regelmäßig stimme ich mich auch mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Übersetzungsmanagement ab, da wir uns im gesamten europäischen Raum bewegen und einzelne Dokumente in Landessprache geliefert werden müssen.

Warum hast du dich für diesen Job entschieden?

Während meines Studiums der Verfahrenstechnik hat sich gezeigt, dass es mir leichter fällt, eine technische Anlage zu verstehen, wenn ich Texte und vor allem Bilder vor mir habe. Auch in Versuchslaboren habe ich mich mehr auf den zu vervollständigenden Bericht konzentriert, als selbst am Versuchsaufbau herumzuschrauben. Darum hat die Stellenausschreibung damals mein Interesse geweckt und ich habe die Bewerbung bis heute nicht bereut.

Welche Herausforderungen bringt dein Job mit sich?

Die Herausforderung besteht darin, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten und zu wissen, wann welche Aufgabe dringlicher wird. Denn jedes Projekt befindet sich in einem anderen Projektstadium. Und selbst wenn zwei Projekte gleichzeitig denselben Meilenstein erreichen, heißt das nicht, dass die gleichen Unterlagen benötigt werden. Zum Beispiel weil sie unterschiedliche Endnutzer haben oder die Anlagen in anderen europäischen Ländern stehen. Es geht darum, sowohl innerhalb der Projekte als auch zwischen den Projekten den Überblick zu behalten.

Welche Eigenschaften sind für deinen Job hilfreich?

Ein gutes technisches Verständnis ist auf jeden Fall hilfreich. Damit meine ich nicht unbedingt eine technische Ausbildung, sondern die Fähigkeit, sich in Maschinen hineinzudenken und Abläufe zu verstehen. Oder einfach zu wissen, welche Fragen man stellen muss.

Ein gutes Gespür im Umgang mit Menschen hilft nicht nur gegenüber den Auftraggebenden, sondern auch bei der Arbeit im Team. Dazu gehören neben Kommunikationsfreudigkeit auch Freundlichkeit, Selbstbewusstsein und Hilfsbereitschaft.

Auch eine gute Selbstorganisation ist wichtig. Im Team besprechen wir gerne, wie einzelne Probleme gelöst werden können. Wann und in welcher Reihenfolge man vorgeht und wie man alles nachverfolgt, bleibt dann den einzelnen DokumentenmanagerInnen selbst überlassen.