„Die Menschen stolpern nicht über Berge, sondern über Maulwurfshügel.“ Was der chinesische Philosoph Konfuzius bereits 500 vor Christus wusste, lässt sich auch heute noch sehr gut auf viele (Unternehmens-)Bereiche übertragen: So nehmen die scheinbar einfachen Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch.
Mit den „Kleinen Helfern in der Technischen Dokumentation“ starten wir eine Serie, mit der wir beschreiben, wie man mit Hilfe von kleinen Tools Zeitfressen entgegenwirken oder – um bei Konfuzius zu bleiben – einen Maulwurfshügel erfolgreich „erklimmen“ kann.
Strukturierte Zusammenstellung von PDF-Dokumenten enorm zeitaufwändig
Zu Beginn der Serie stelle ich das TANNER-PDF-Tool vor, mit dem man Dokumente ganz einfach zusammensetzen kann, sie dabei aber navigierbar bleiben. Stellen Sie sich eine Dokumentation vor, bestehend aus einem Handbuch, einem Servicehandbuch, Anlagen und Beilagen. Unter Umständen also mehrere PDF mit vielen Seiten, die in einer Ordnerstruktur abgelegt sind. Die PDF selbst weisen noch Inhaltsverzeichnisse oder Bookmarks auf. Das alles soll nun strukturiert für einen Kunden auf CD zusammengestellt werden. Eine Möglichkeit ist, die Dokumente per Mausklick zusammenzustellen und die Verknüpfungen manuell einzufügen. Ein Inhaltsverzeichnis, um im Dokument navigieren zu können, fehlt oder kann nur umständlich über einen Dienstleister dazugekauft werden. Ein enormer Zeitaufwand, der bei notwendig werdenden Änderungen, viel Zeit in Anspruch nimmt.
Auslieferbares PDF-Dokument auf Knopfdruck erstellt
Ausgangspunkt ist die zuvor genannte Ordnerstruktur mit mehreren PDF. Wir wissen: Wenn man diese nun auf einer CD zur Verfügung stellt, kann man nur einzeln in den PDF navigieren. Das PDF-Tool aber kann nun die Inhalte der Ordnerstruktur in ein einzelnes PDF-Dokument umwandeln.
Doch Schritt für Schritt: Im Tool selbst wählt man den Ordner aus, der später mal eine PDF-Datei ergeben soll. Das Tool bietet eine Voransicht, mit der man die Möglichkeit hat, auf die Struktur des PDF Einfluss zu nehmen, indem man Dokumente verschiebt (z. B. die Reihenfolge der PDF ändert).
Das Resultat ist nun nicht eine Struktur, durch die man sich durchwühlen muss, sondern die ganze Struktur ist im PDF wiedergegeben. Bestehende Kapitel werden dabei übernommen, die Bookmarks der einzelnen Dateien werden zusammen in das neue Dokument kopiert.
In nur ein paar Sekunden ist damit ein auslieferbares Dokument erstellt. Ein Nachteil ist aber auch zu nennen: In dem Dokument ist keine Volltextsuche möglich. Zudem kann die Bookmarkstruktur nicht in einzelne schreibgeschützte PDF übernommen werden.
Vorteile:
- Hierarchische Ordnerstruktur mit Dokumenten
- Auslieferbares Dokument auf Knopfdruck erstellt
- Deckblatt und Layout des Inhaltsverzeichnisses sind anpassbar
Nachteile:
- Keine Volltextsuche möglich
- Bei schreibgeschütztem PDF kann die Bookmarkstruktur nicht übernommen werden