Die zunehmende Digitalisierung ermöglicht es immer mehr, von Ort und Zeit unabhängig zu arbeiten. Das gestaltet Prozesse flexibler und transparenter und erhöht oftmals die Produktivität. Unternehmen haben dieses Potenzial längst erkannt. Sie passen ihr Mindset an und optimieren ihre Arbeitsabläufe, um den größtmöglichen Nutzen aus den sich bietenden Chancen zu ziehen. Für die Zukunft aufgestellt ist auch die traditionsreiche Zahoransky AG. Der weltweit agierende Technologiekonzern aus dem Schwarzwald pro­du­ziert Spritzgießwerkzeuge, Blisterverpackungsmaschinen sowie Maschinen zur Herstellung von Bürsten, Besen, Mascara- und Interdentalbürsten. Als Prozesspartner realisieren. Zahoransky und die TANNER AG seit 2015 die Technische Dokumentation im Bereich Sondermaschinenbau gemeinsam und überbrücken dabei die Distanz zwischen den Standorten.

Aufbau einer gemeinsamen Struktur

Die Technische Dokumentation im Sondermaschinenbau ist eine anspruchsvolle Aufgabe für beide Partner im Prozess, die nur punktuell zusammenarbeiten: Einerseits bedeutet es einen hohen Einarbeitungsaufwand für die Technischen Redakteure, andererseits ist die kontinuierliche Auslastung mit Projekten eine Grundvoraussetzung, um das erarbeitete technische Know-how auf hohem Niveau zu halten. Der Aufbau der gemeinsamen Prozesse von TANNER und Zahoransky war dementsprechend grundlegend. Er bedurfte einiger Zeit und gewisser „Soft Skills“, wie Gunnar Beschle von TANNER weiß: „Eine hohe Aufmerksamkeit für einander sowie beiderseitiges Engagement erleichterten es, diese Prozesspartnerschaft erfolgreich zu etablieren.“ Nach der Aufbauphase laufe nun alles stabil. „Das Hauptziel, die Technische Dokumentation pünktlich zur Auslieferung der Zahnbürsten-Verpackungsmaschinen fertigzustellen, erreichen wir.“ Darüber hinaus hat Zahoransky TANNER mit der Er­stellung der Transportanleitungen für das gesamte Produktportfolio betraut.

Gute Planung gewährleistet den Erfolg

Um trotz der räumlichen Entfernung zwischen Schwarzwald und Bodensee die beste Betreuung der Projekte und  reibungslose Abläufe zu gewährleisten, braucht es eine aufmerksame Projektplanung und gutes Controlling. Darum finden alle 14 Tage Produktionsplanungstermine sowie bedarfsorientierte Recherchetermine statt. Bei diesen Regelmeetings werden die neuen Aufträge bei Zahoransky besprochen und die jeweilige Dokumentation festgelegt. So ist gewährleistet, dass die TANNER-Mitarbeiterinnen und  -Mitarbeiter einen frühen Überblick über anstehende Projekte erhalten und Ressourcen verfügbar machen können.

Kontinuierlich betreuen zwei Technische Redakteure von TANNER seit drei Jahren den Verpackungstechnikbereich. Anders als üblich gibt es bei Zahoransky keine zentrale Schlüsselperson. „Wir kontaktieren unsere Ansprechpartner direkt in Konstruktion und Auftragssteuerung und holen die Informationen selbst ein“, erklärt Svenja Mertens-Pätzold, Technische Redakteurin und Projektleiterin bei TANNER. „Wir arbeiten also eng verzahnt mit dem Unternehmen und parallel zur internen Technischen Dokumentation, die das Service Level vorgibt.“

Besonderheiten in der Zusammenarbeit

Die Redakteure arbeiten an spezifischen Arbeitsplatzrechnern mit dem hauseigenen, auf Adobe FrameMaker basierenden Redaktionssystem von Zahoransky sowie mit dem Solid Composer. Da der Anteil an Grafiken, die von TANNER erstellt werden, bei dieser Zusammenarbeit sehr hoch ist, sind die Bereiche Redaktion und Grafik nicht wie sonst üblich getrennt. Die Technischen Redakteure besitzen alle nötigen Qualifikationen.

Eine weitere Besonderheit ist, dass die TANNER-Redakteure entwicklungsbegleitend arbeiten und für eigenständige Recherchen freien Zugriff auf die gesamten Konstruktionsdaten haben. „Um kurzfristige Änderungen abfangen zu können, müssen wir gut organisiert sein und diese Daten stets aufmerksam prüfen“, erklärt Svenja Mertens-Pätzold. „Wir haben einen sehr tiefen Einblick in sensible Bereiche des Unternehmens. Darum arbeiten wir natürlich auf der höchsten Sicherheitsstufe“, ergänzt Gunnar Beschle. „Wir sind froh über das große Vertrauen, das Zahoransky uns hierbei schenkt.“

Höhere Transparenz in der Doku-Erstellung

„Da wir die Betreuung der Technischen Dokumentation für den gesamten Verpackungstechnikbereich in externe Hände gelegt haben, wünschen wir uns natürlich, dass die vertrauten Mitarbeiter bei TANNER immer verfügbar sind, wenn wir sie benötigen“, sagt Christian Schäfer, Leiter der Technischen Dokumentation bei Zahoransky. Die anfäng­liche Skepsis, ob der Schritt in die Prozesspartnerschaft der richtige ist, sei nach der Aufbauphase voll­kommen ausgeräumt. Die Optimierung von in­ternen Prozessen und die klarere Zuordnung von Verantwortlichkeiten hatten einen weiteren positiven Effekt: Der Erstellungsprozess der Dokumentation von Zahoransky hat jetzt terminlich und wirtschaftlich eine sehr hohe Transparenz. Gunnar Beschle: „Die TANNER-Mitarbeiter sind technisch und inhaltlich sehr tief involviert. Das geht natürlich nicht von heute auf morgen. Die Prozesspartnerschaft läuft nun seit Längerem stabil, worauf wir sehr stolz sind. “