Einführung und Migration eines neuen CCMS
Aesculap AG
Medizintechnik
Partnerschaft seit 1992
Die Aesculap AG stellt chirurgische Produkte für die Medizintechnik her. In den Bereichen Technische Dokumentation und IT arbeitet die B.Braun-Tochter seit Langem mit TANNER zusammen. Im Laufe der Jahre wuchsen einerseits der Redaktionsaufwand, andererseits der Wunsch, den Übersetzungsprozess effizienter zu gestalten. Auf Rat von TANNER wurde daher 2011 das auf XML basierende Redaktionssystem „Astoria“ eingeführt. 2023 wurde dieses nun vom moderneren Redaktionssystem TIM abgelöst. Auch bei diesem Schritt unterstützt TANNER Aesculap mit seiner Expertise.
Neues Redaktionssystem mit bewährtem Partner
September 2022. Nach eingehender Evaluation des TIM-Redaktionssystems, das bei der B.Braun-Tochter Avitum eingesetzt wird, war die Entscheidung gefallen. Auch Aesculap würde in Zukunft auf ein modernes Component Content Management System (CCMS) umsteigen, inklusive der Migration aller Bestandsdaten.
„Wir integrieren uns in ein modernes System, das bereits im Konzern existiert, und schaffen Synergieeffekte“, sagt Michael Wurster, der bei Aesculap für das Labeling und die Technische Redaktion zuständig ist.
Da mit TANNER seit Langem ein versierter Partner – sowohl auf redaktioneller als auch auf systemtechnischer Seite – bereitstand, entschied man sich bei Aesculap, nicht nur die Umsetzung, sondern auch die Leitung dieses Projekts an den Dienstleister zu vergeben.
Klare Migrationsstrategie für schnelle Umsetzung
In der Vorbereitungsphase galt es zunächst, die Funktionalitäten des vorherigen Systems auf den Prüfstand zu stellen und die Ziele für das neue System nach den Anforderungen von Aesculap zu definieren. Dieser Schritt erfolgte in Kooperation mit dem Software-Hersteller sowie in Abstimmung mit Avitum. Da die Redaktion auch im bisherigen „Astoria“ schon XML-basiert war, gestaltete sich die Erstellung eines Migrationsprozesses einfach. Die Legacy-Daten standen als Ausgangsbasis für die Überarbeitung und Neuerstellung zur Verfügung und konnten bedarfsgerecht dokumentenbezogen in TIM migriert werden. Außerdem ermöglichte dieser Prozess auch die Migration der Fremdsprachen, falls punktuell nötig.
Parallel dazu wurden die Translation Memorys auf der Basis der Legacy-Daten auf den neuesten Stand gebracht und konnten somit genutzt werden.
Bestehende automatisierte Übersetzungsworkflows wurden analog zum alten System auch wieder an das neue CCMS angeflanscht. Dabei wurde das Team durch die Expertise des Partners Aqrate tatkräftig unterstützt. Von dieser Synergie profitierte wiederum auch die B.Braun-Sparte Avitum, die nun auf den von Aesculap optimierten Übersetzungsworkflow zurückgreifen kann.
Gelungener Systemwechsel ohne Kompromisse
Nach bestandener Validierung Mitte Juli 2023 fiel der Startschuss für den Produktivbetrieb des TIM-Redaktionssystems, welches danach kontinuierlich erweitert und optimiert wurde. Der Umstieg von der zum Teil modularen Arbeitsweise in Astoria auf eine komplett modulare Arbeitsweise in TIM, die dem heutigen Stand der Technik entspricht, fiel den Redakteurinnen und Redakteuren nicht schwer.
Und auch das Know-how bei der Nutzung wuchs schnell, insbesondere weil Bewährtes beibehalten wurde. So fungiert beispielsweise Adobe FrameMaker nach wie vor als Editor und als Publikations-Tool für die erstellten Dokumente. Dass das System nach wie vor XML-basiert ist, erleichterte die Migration ebenso, wie es der zukünftigen digitalen Bereitstellung von Informationen zugutekommt.