Enorme Kostenreduktion und Datenqualität dank sicherem Übersetzungsmanagement

Seit 1992 arbeiten Aesculap und TANNER im Bereich Technische Dokumentation zusammen. Im Jahr 2011 stemmten beide Unternehmen mit der Überarbeitung des Übersetzungsprozesses von Gebrauchsanweisungen gemeinsam ein Großprojekt. Dessen Ziel war es, den Produkten eine Gebrauchsanweisung mit einer marktbezogenen Sprachkombination beizulegen – in Deutschland erstellt und zu reduzierten Druckkosten. Der konkrete Aufwand: Rund 420 vorhandene Dokumente, circa 300 sind jährlich zu revidieren und 50 kommen im Schnitt pro Geschäftsjahr neu hinzu. Alle Dokumente sollen in 13 bzw. 14 Sprachen verfügbar sein.

Die Lösung bestand in der Einführung des Content-Management-Systems „Astoria“, um den gestiegenen Redaktionsaufwand effizienter zu bewältigen, und in der Implementierung des TANNER Translation Managements (TTM) für den automatisierten Austausch der zu übersetzenden Textbausteine mit dem Übersetzungsdienstleister. 2021 entschied Aesculap, die Anzahl der Sprachen auf 25 zu erhöhen. Somit kam mit dem Aqrate-System ein Tool hinzu, mit dem die Kosten für Übersetzungen weiter stark gesenkt wurden – bei gleichzeitig enorm erhöhter Qualität. „Aufgrund von schärferen EU-Vorgaben müssen wir die Sprachen der IFU (Gebrauchsanweisung) und Begleitinformationen erweitern und dabei kosteneffizient bleiben, gleichzeitig aber auch die Datenqualität sicherstellen“, sagt Michael Wurster, der für das Labeling und die Technische Redaktion bei Aesculap zuständig ist.

Verschiedene CAT-Tools kommen beim Zählen der Wörter desselben Textes durch unterschiedliche Algorithmen, Einstellungen und Anwendungsarten zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen, insbesondere wenn Repetitionen vorhanden sind. Auf einen niedrigen Wortpreis zu setzen, um Übersetzungskosten zu senken, hat daher oft nicht den erhofften Effekt. Mithilfe von Aqrate setzt TANNER für Aesculap daher an einer anderen Stelle an: die Reduktion der zu übersetzenden Wörter durch einen optimierten Word Count.

Dabei zielt die Systematik von TANNER aber nicht einfach nur darauf ab, die zu übersetzenden Wörter zu reduzieren und dadurch zu sparen. Die Qualität der Übersetzung zu erhöhen, steht ebenso im Fokus. Beides wird erreicht durch die Trennung der Textanalyse von der Übersetzung und durch die Optimierung des Word Counts im Sinne des Kunden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die wirklich zu übersetzenden Wörter und damit ein festgelegter Word Count an den Übersetzer gehen. Das wiederum führt zu transparenten Kostenvoranschlägen und erleichtert den potenziellen Wechsel von Übersetzungsdienstleistern.

Durch zusätzliche Optimierungen im teilautomatisierten Prozess werden neu auch Kleinstaufträge, welche zu Mindestpauschalen verrechnet würden, zusammengefasst. Dadurch können immer mehr Mindestpauschalen verhindert werden.

„Durch den Einsatz eines Redaktionssystems und Translation Managements konnten wir den Übersetzungsprozess von Aesculap bereits stark optimieren. Trotzdem arbeiten wir kontinuierlich daran, gute Prozesse noch besser zu machen“, sagt Tomislav Matievic, TANNER AG. „Durch den Einsatz des Aqrate-Systems konnten wir die Übersetzungskosten für Aesculap noch einmal um knapp 40 % reduzieren. Und das, ohne dass der Kunde in neue Systeme investieren oder diese zusätzlich pflegen muss.“

„Die Einsparungen konnten, dank der optimierten Prozessen von TANNER und Aqrate, auf verschiedensten Ebenen erreicht werden“, sagt Micheal Wurster, Head of Labeling & Data Management. „So konnte durch Optimierung der Wortzählung und der Translation Memorys ein Löwenanteil der Einsparung erreicht werden. Aber auch durch zusätzliche Optimierungen bei den Kleinstaufträgen und des Lektorats wurden weitere Kostensenkungen erreicht.“