Betriebsanleitung gedruckt oder online? – Digitalisierung löst dieses Dilemma

Wir digitalisieren Anwendungen, Prozesse und Geschäftsmodelle. Entwickeln hochdigitale Produkte. Kommunizieren in Echtzeit. Sorgen uns um Usability und User Experience. Doch bei der Frage, ob technische Informationen digital oder gedruckt bereitgestellt werden, herrscht Unsicherheit. Geltende Gesetze und Normen geben bei diesem Thema nur vage Vorgaben.

Vor diesem Hintergrund verwundert es nicht, dass Hersteller die Technische Dokumentation immer noch als Absicherungsmaßnahme gegen organisatorische Haftung einsetzen und deshalb im Zweifelsfall einfach alle Inhalte in jedem Kanal liefern.

„Alles überall“ ist jedoch keine praktikable Lösung – weder für Unternehmen noch für Nutzer. Denn damit werden Randbedingungen wie rechtliche Vorgaben unnötig übererfüllt, während Qualitätsaspekte wie die User Experience leiden, die Kosten explodieren und die Reaktionszeit für Änderungen immer länger wird. Jeder, der sich mit Technischer Dokumentation und deren Rechtskonformität beschäftigt, steckt in diesem „magischen Dreieck“ aus Qualität, Kosten und Zeit. Diese drei Einflussgrößen stehen in Abhängigkeit zueinander.

So lassen sich in der bisherigen Print-Welt zum Beispiel die Druckkosten nur durch Reduzierung der Informationen auf das Nötigste verringern. Die Qualität gerät also unter die Räder.

Die Digitalisierung kann helfen, diesem Dilemma zu entkommen. Hier lässt sich die Qualität mit einer Verringerung der Kosten steigern.

Doch von „digital first“ wird oft nur gesprochen. Im Denken und in der Praxis ist es noch nicht verankert. Das zeigt sich zum Beispiel an der ständigen Frage: „Wo kann Papier weggelassen werden?“ Wirklich relevant wäre jedoch: „Wo müssen Printmedien das digitale Angebot ergänzen?“

Traditionell wird das gleichzeitige Erfüllen von Anforderungen des Gesetzgebers und der Anwender als Spagat betrachtet, was eine problemorientierte Sichtweise darstellt. Lösungsorientierter wäre es, hier keinen Gegensatz zu vermuten. Dann wäre das Denken offen für Lösungen wie ein größtenteils digitales Informationskonzept, das rechtliche Randbedingungen erfüllt, Kosten spart und die Qualität technischer Informationen erhöht.

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Was eine solche „digital first“-Denkweise in der Praxis für technische Inhalte bedeutet, erfahren Sie in unserem Whitepaper zur Digitalisierung in der Technischen Dokumentation.

Zum Autor

Jörg Heide arbeitet seit 2001 bei der TANNER AG. Der studierte Maschinenbauer ist seit 2014 zertifizierter CE-Fachmann für Maschinensicherheit. Neben der Leitung von Redaktionsprojekten berät und schult Jörg Heide seine Kunden und Kollegen bei Fragen rund um das Thema Recht und Normen in der Technischen Dokumentation.

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