Im Blogartikel zum Mythos „Manuelles Ändern des Seitenumbruchs ist notwendig“ habe ich dargelegt, warum ich dem manuellen Seitenumbruch skeptisch gegenüberstehe. In den nächsten zwei Blogartikeln zum Mythos „Automatischer Seitenumbruch taugt nichts“ zeige ich, warum die Skepsis gegenüber einem automatischen Seitenumbruch oft unbegründet ist.

Woher kommt die Skepsis?

Viele Redakteure machen die Erfahrung, dass der Seitenumbruch, der sich aus Word- oder FrameMaker-Vorlagen ergibt, nicht optimal ist. Ohne manuelle Eingriffe der Redakteure ergibt sich ein sehr schlechter Seitenumbruch.

Was kann man für einen guten automatischen Seitenumbruch tun?

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man mit XML-basierten Systemen einen guten automatischen Seitenumbruch erreichen kann. Voraussetzung dafür sind die folgenden drei Schritte:

Die ersten zwei Schritte beschreibe ich in diesem Blogartikel. Im zweiten Teil zum Mythos „Automatischer Seitenumbruch taugt nichts“ erläutere ich den dritten Schritt.

Texte gut gliedern

Kleine Absätze

Es gelten die Regeln von Robert E. Horn¹:

  • pro Satz nur ein Gedanke
  • pro Absatz nur ein Sachverhalt

Absätze, die nach dieser Regel erstellt werden, bestehen nur aus wenigen Zeilen. Da man die Absatzüberwachung² auf zwei oder drei Zeilen einstellt, gibt es praktisch keine Umbrüche innerhalb von Absätzen.

Erwünschter Nebeneffekt: Leser können solche Texte schnell erfassen.

Kleine Blöcke mit aussagekräftigen Überschriften

Technische Dokumentation ist Gebrauchsliteratur für Leute, die sich schnell über bestimmte Sachverhalte zu einem Produkt informieren müssen. Meiner Meinung nach hat Robert E. Horn Recht, wenn er fordert, dass beschreibende Texte aus kleinen Textblöcken bestehen müssen, die jeweils von einer aussagekräftigen Überschrift eingeleitet werden.

Die kleinen Blöcke mit Überschriften bewirken erstens, dass die Anwender einen guten Überblick über die Seite bekommen. Sie erkennen unmittelbar, ob sie weiterblättern können oder auf der Seite genauer lesen müssen. Zweitens sind die kleinen Blöcke ideale Einheiten für den Seitenumbruch.

Listen richtig einsetzen

Aufzählungen visualisieren

Lange Aufzählungen in einem Absatz zu lesen, ermüdet den Leser. Deshalb sind Listen die ideale Struktur für Aufzählungen. Als Liste aufbereitete Aufzählungen können Leser sofort erfassen.

Dennoch dürfen Aufzählungen nur Aspekte eines Sachverhalts umfassen. Wenn man verschiedene Sachverhalte in einer Liste mischt, geht ihre logische Stringenz verloren und die Liste wird zu lang.

Zu lange Listen können nicht schnell erfasst werden und verlieren somit ihre Funktion. Sie degenerieren zu einer bloßen Abfolge von Absätzen, die jeweils mit einem Bullet ausgezeichnet sind. Wenn ich so etwas sehe, schmerzen meine Augen vom bloßen Hinschauen.

Regeln für Aufzählungen

Damit Listen ihre volle Wirkung entfalten können, muss man Folgendes beachten:

  • Maximal zwei Listenebenen verwenden
  • Bei Listen mit mehr als 5 Listenpunkten prüfen, ob sie tatsächlich nur einen Sachverhalt umfassen
  • Bei Listeneinträgen mit mehreren Absätzen prüfen, ob Textblöcke mit Überschriften besser wären

Texte als Topics/Module erstellen

Auf die Vorteile von Topic-orientierten Texten kann ich hier nicht weiter eingehen. Wenn man aber die Topics mit dem Ziel schreibt, dass sie maximal zwei bis drei Seiten umfassen, ergeben sich optimale Blöcke für den Seitenumbruch.

Die dominierende Grafik des Topics muss am Anfang stehen. So verursacht die Grafik keinen zusätzlichen Umbruch im Topic.

Inhalte optimieren

Regeln für den Umgang mit Bildern

  1. Nur ein Bild je Abschnitt
  2. Das Bild immer direkt hinter die Überschrift eines Abschnitts stellen
  3. Die Überschrift so formulieren, dass sie zum Bild passt
  4. Auf einleitende Sätze zwischen Abschnittsüberschrift und Bild verzichten, da häufig zwischen einleitendem Satz und Bild unerwünschte Seitenumbrüche auftreten
  5. Notwendige Erklärungen zum Bild immer hinter dem Bild platzieren

Begründung³

  1. Es ist allgemein üblich, hinter einer Überschrift einen Seitenumbruch zu verbieten
  2. Durch die oben geforderte Anordnung von Überschrift und Bild ergibt sich ein umbruchgeschützer Block
  3. Die Wahrscheinlichkeit, einen Seitenumbruch zu verursachen, ist proportional zur Höhe eines Blockes
  4. Der umbruchgeschütze Block aus Überschrift und Bild ist viel höher als der folgende Absatz

Deshalb ist das Risiko, dass ein unerwünschter Seitenumbruch unmittelbar hinter der Grafik und vor der Erklärung stattfindet, kleiner als die Wahrscheinlichkeit, dass der Seitenumbruch vor der Überschrift erfolgt. Auf diese Weise entfernt man nichtssagenden Inhalt und stabilisiert den Umbruch.

Tabellen

Die meisten Regeln lassen sich auf Tabellen übertragen mit dem Unterschied, dass man Seitenumbrüche in Tabellen nicht ausschließen kann.

Auf Abbildungstitel verzichten

Wenn man sich Dokumentationen anschaut, stellt man fest, dass viele Abbildungstitel nur Wiederholungen der Abschnittsüberschriften sind. In einem eigenen Blogbeitrag erkläre ich, unter welchen Umständen Abbildungstitel lästiges Beiwerk sind.

Komplizierte Zusammenhänge hinterfragen

Komplizierte Zusammenhänge zu beschreiben, führt meist zu langen verschachtelten Sätzen und großen Textblöcken. Abgesehen davon, dass sie schwer zu verstehen sind, erschweren sie den automatischen Umbruch.

Deshalb sollte man sich fragen:

  • Müssen diese Zusammenhänge als Spaghetti-Text vermittelt werden?
  • Kann man diese Zusammenhänge durch Aufgliedern besser vermitteln?
  • Können diese Zusammenhänge mit einem Bild oder Schema besser dargestellt werden?
  • Können diese Zusammenhänge mit einer Tabelle besser dargestellt werden?

Fazit

Meiner Meinung nach findet man immer eine Lösung, um komplizierte Zusammenhänge verständlich darzustellen. Gut gegliederte Texte mit kleinen Blöcken sind übersichtlich und bieten eine gute Orientierung. Sie sind außerdem die ideale Basis für einen stabilen automatischen Seitenumbruch.

¹ Robert E. Horn: Mapping Hypertext; Lexington Inst Februar, 1990; ISBN-13: 978-0962556500
² Absatzüberwachung ist eine Funktion von Textverarbeitungen, die verhindert dass ein Absatz so umgebrochen wird dass eine einzelne Zeile am Seitenende
verbleit bzw. zum nächsten Seitenanfang rutscht.
³ Bildunterschriften halte ich in der Technischen Dokumentation für unnötig. Darauf werde ich in einem weiteren Blogbeitrag ausführlich eingehen.